Het onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Facturen matchen
Ik wil een factuur matchen maar de goederen zijn nog niet ontvangen, wat nu?
Als de factuur niet matcht omdat de goederen nog niet zijn ontvangen, wordt deze standaard in de Wachten op goederen stap geplaatst voor 5 kalenderdagen. Als de goederen binnen die periode arriveren, wordt de factuur nog steeds automatisch gematcht. Als de goederen niet binnen die periode arriveren, wordt de factuur ter verificatie aan de crediteurenadministratie voorgelegd en moet worden vastgesteld waarom de goederen niet zijn ontvangen.
De factuur matcht niet vanwege een minimale afwijking, kan deze toch gematcht worden?
De gebruikte matching-toleranties worden ingesteld door de Applicatie-eigenaar. De Applicatie-eigenaar kan dit aanpassen als wordt vermoed dat het verschil tussen het factuurbedrag en het inkoopbedrag is toegestaan. Zie /wiki/spaces/OHE/pages/57922716125 voor meer informatie.
Facturen zoeken
De factuur die ik zoek is al afgerond, kan ik deze nog gebruiken?
Ja, de regels van afgeronde facturen kunnen worden overgezet naar de factuur waar u momenteel aan werkt.
Ik mis een factuur om goed te keuren, waar kan ik die vinden?
Een factuur wordt aan u toegewezen op basis van de ingestelde route. Als u een factuur mist, kan het zijn dat deze een andere route volgt. Neem contact op met uw Applicatie-eigenaar, hij of zij kan deze routes beheren en zal ook kunnen zien waar de factuur die u verwacht zich bevindt.
Ik kan de factuur die ik zoek niet vinden, wat is er aan de hand?
Als u de zoekfunctie gebruikt, kunt u mogelijk niet de juiste factuur vinden. Dit kan komen doordat de factuur zich nog in een bepaalde stap binnen de workflow bevindt, zodat deze nog niet is toegewezen aan de persoon in de volgende stap, bijvoorbeeld. De factuur bevindt zich als het ware tussen 2 stappen. Aangezien de meeste systeemprocessen periodiek worden uitgevoerd, kunt u binnen enkele uren resultaten voor deze zoekopdracht krijgen.
Codering sjablonen
Wanneer kies ik een procentuele codering sjabloon?
U kiest voor procentueel als elke regel altijd een bepaald percentage van het totaalbedrag van de factuur bevat. Bijvoorbeeld; elke factuur van leverancier X moet altijd worden verdeeld over 3 verschillende grootboeken; A, B en C. Grootboek A neemt 50% in beslag, grootboek B 31% en grootboek C neemt de resterende 19% voor zijn rekening. Wanneer u een codering sjabloon voor deze leverancier maakt en gebruikt bij een factuur, wordt deze factuur op deze manier verdeeld.
Wanneer kies ik een absolute codering sjabloon?
Als u wilt dat elke regel altijd hetzelfde bedrag bevat, kunt u de optie Absoluut selecteren. Bijvoorbeeld, elke factuur van leverancier X moet altijd worden verdeeld over 3 verschillende grootboeken; A, B en C. Grootboek A neemt € 100 op, grootboek B € 145 en grootboek C € 60. Wanneer u een codering sjabloon voor deze leverancier maakt en deze gebruikt bij een factuur, wordt de factuur verdeeld in dezelfde hoeveelheden.
Houd er rekening mee dat wanneer u een absolute codering sjabloon selecteert, het bedrag op de regels het totaalbedrag in de codering sjabloon oplevert, ook als het totaalbedrag van de factuur niet aan dit totaalbedrag voldoet. Het factuurbedrag wordt niet overschreven.
Boekingsperiode
Wanneer is het beste moment om een periode af te sluiten?
Het is het beste om de periode aan het einde van de dag af te sluiten. Dit komt omdat er een aantal processen ’s nachts draaien die ervoor zorgen dat de periodeafsluiting volledig wordt afgerond en de nieuwe periode kan beginnen. Deze processen zorgen ervoor dat de boekingsdatum van de facturen die aanwezig zijn in ISP-Invoice, maar nog niet in het ERP zijn geboekt, automatisch wordt verplaatst naar de eerste dag van de nieuwe boekingsperiode. Daarnaast wordt er een perioderapport gemaakt waarin de facturen die al geregistreerd waren in de oude periode maar nog niet in het ERP-systeem zijn geboekt, worden opgenomen. U kunt de periode de volgende ochtend in het ERP-systeem afsluiten.
Bijlagen toevoegen
Hoe kan ik een factuur als bijlage loskoppelen?
Als u per ongeluk een factuur als bijlage hebt gekoppeld, terwijl dit niet de bedoeling was, kan dit niet ongedaan worden gemaakt. De factuur is omgezet in een bijlage en zal niet door de workflowstappen van ISP-Invoice gaan. U kunt de factuur opnieuw scannen of e-mailen naar uw versie van ISP-Invoice. Op deze manier wordt de factuur als nieuw gezien en kunt u de factuur alsnog verwerken.
U kunt de bijlage die u aan een andere factuur hebt gekoppeld verwijderen.
De bijlage wordt niet weergegeven. Hoe maak ik deze zichtbaar?
Bijlagen kunnen op verschillende plaatsen in ISP-Invoice aanwezig zijn. Als de bijlage niet wordt weergegeven wanneer u erop klikt, is waarschijnlijk een adblocker actief. Het uitschakelen van de adblocker voor de site 'start.isp-online.net' voorkomt dit probleem.
Facturen claimen
Ik heb per ongeluk een factuur afgewezen, kan ik dit terugdraaien?
Als u per vergissing een factuur hebt afgewezen die eigenlijk goedgekeurd had moeten worden, is dat geen probleem. De factuur keert dan terug naar de crediteurenadministratie en als zij geen aanpassingen doen, zal deze automatisch in dezelfde staat weer naar u terugkeren. Voor de zekerheid kunt u natuurlijk contact opnemen met uw collega’s van de crediteurenadministratie om hen te informeren over de afgewezen factuur.
Ik heb per ongeluk een factuur goedgekeurd, kan ik dit ongedaan maken?
Als u per ongeluk een factuur hebt goedgekeurd die afgewezen had moeten worden, wordt deze doorgestuurd naar het ERP-systeem als er geen goedkeurder na u komt in de route die de factuur volgt. De factuur wordt geboekt. Helaas kunt u hier vanuit ISP-Invoice geen actie meer tegen ondernemen.
Instellen Afwezigheid
Ik ben een vervanger maar ik ben zelf (bijna) afwezig, is dat een probleem?
Als u de vervanger bent van een van uw collega’s en u vult zelf een Afwezigheid in met een vervanger, worden de facturen die u overneemt van de afwezige collega automatisch doorgestuurd naar uw vervanger.
Ik verwachtte facturen over te nemen, maar ik heb nog niets ontvangen, hoe kan dat?
Het kan zijn dat uw afwezige collega zijn of haar Afwezigheidsinstelling niet correct heeft ingevoerd, of heeft besloten een andere vervanger te selecteren. Als u denkt dat er een fout is gemaakt, kunt u via uw Applicatie-eigenaar de Afwezigheidsinstelling van uw afwezige collega laten controleren en/of wijzigen.
Ik heb de verkeerde datum ingevuld bij mijn Afwezigheid, kan ik die nog wijzigen?
Als u een onjuiste datum hebt ingevuld (of als u een andere wijziging wilt aanbrengen in een bestaande Afwezigheid), kunt u de betreffende Afwezigheid opzoeken in het overzicht. Wanneer u hierop klikt, komt u op de detailpagina van de Afwezigheidsinstelling. Als u deze in de bewerkmodus zet, kunt u wijzigingen aanbrengen. Na het opslaan zijn deze wijzigingen doorgegeven.
Kan ik een eerder aangemaakte Afwezigheid annuleren?
Als u niet afwezig bent, is de Afwezigheid niet meer nodig. Om te voorkomen dat uw facturen naar uw collega worden doorgestuurd, is het belangrijk de Afwezigheid te wijzigen naar een andere datum of te verwijderen. Wijziging wordt uitgelegd in de alinea hierboven. Om een Afwezigheid te verwijderen, kunt u de betreffende Afwezigheid in het overzicht opzoeken. Wanneer u hierop klikt, komt u op de detailpagina van de Afwezigheidsinstelling. Als u deze in de bewerkmodus zet, kunt u het selectievakje Verwijderen aanvinken. Na het opslaan wordt deze Afwezigheid verwijderd en verlopen facturen via de normale route zonder doorgestuurd te worden.
Facturen coderen
Wat te doen als de inhoud van de factuur niet correct wordt herkend, maar wel duidelijk op de ontvangen factuur staat?
Als de inhoud van de factuur niet correct wordt herkend maar wel duidelijk op de factuur staat, kan het zijn dat het leverancierssjabloon gebaseerd is op een PDF met een andere lay-out of andere inhoud. U kunt het leverancierssjabloon aanpassen. U leest hier meer over in het artikel /wiki/spaces/OHE/pages/57922716503.
Als de betreffende leverancier nog geen leverancierssjabloon heeft, kunt u er een aanmaken. U leest hier meer over in het artikel /wiki/spaces/OHE/pages/57922716503.
Wat te doen als de leverancier niet wordt herkend?
Een leverancier kan worden herkend aan de "identificerende velden". Dit zijn velden met unieke nummers voor de betreffende leverancier. Deze nummers zijn het IBAN-nummer, het BTW-nummer en het KvK-nummer. Deze moeten echter correct zijn ingevoerd in de stamgegevens van ISP-Invoice voordat de leverancier herkend kan worden. Als u merkt dat een leverancier niet wordt herkend, maar ten minste één van de "identificerende velden" duidelijk op de factuur staat, kunt u contact opnemen met de beheerder van ISP-Invoice binnen uw bedrijf. Hij of zij kan de stamgegevens van de leverancier aanpassen.
Wat te doen als de leverancier niet wordt herkend en het IBAN, BTW-nummer en KvK-nummer duidelijk op de factuur staan?
Wanneer de identificerende velden correct in de stamgegevens zijn opgenomen en duidelijk op de factuur aanwezig zijn, maar de leverancier toch niet correct wordt herkend, is het mogelijk dat deze velden in een afbeelding in de PDF worden weergegeven. Als Smartscan geen identificerende velden heeft gevonden, gebruikt het automatisch OCR. Maar als ten minste één identificerend veld wordt gevonden, wordt OCR niet gebruikt. En dit identificerende veld kan verkeerd worden herkend. In dit geval wordt OCR niet gebruikt, maar wordt de leverancier ook niet correct geïdentificeerd. U kunt in dit geval niet zelf het sjabloon of de stamgegevens wijzigen. Het is niet mogelijk om in de identificerende velden te leren met behulp van een leverancierssjabloon. Voor verdere verbeteringen in het scan- en herkenningsproces kunt u contact opnemen met een ISP Scan Consultant.
Als Smartscan geen identificerend veld vindt, wordt de factuur door OCR bekeken. Omdat dit geautomatiseerde tekenherkenning betreft, kan het zijn dat er een fout is. Bijvoorbeeld kan een 0 worden herkend als een O, waardoor de leverancier mogelijk niet correct wordt herkend. In deze situatie kunt u ook uw scanconsultant informeren.
Om zeker te weten of de factuur waarbij u problemen ondervindt via OCR is herkend, kunt u de documenteigenschappen opvragen in de PDF-weergave van de factuur (via het gereedschapsmenu). Een aantal eigenschappen van het document worden in een pop-up weergegeven. Wanneer bij PDF Producer "ABBYY" wordt vermeld, kunt u aannemen dat de factuur via OCR is bekeken. Dit kunt u dan ook doorgeven aan uw scanconsultant. Als dit veld iets anders bevat dan ABBYY, betekent dit dat de factuur niet via OCR maar via Smartscan is bekeken.
Wat te doen als een factuur van een leverancier geen IBAN, KvK-nummer of BTW-nummer bevat?
Als een factuur geen IBAN, KvK-nummer en BTW-nummer bevat, is het niet mogelijk om de leverancier via Smartscan te herkennen. Dit komt bijvoorbeeld vaker voor bij leveranciers buiten de EU. U kunt een unieke identificatie toevoegen voor deze leverancier, zodat de leverancier de volgende keer direct herkend kan worden. U leest hier meer over onder /wiki/spaces/OHE/pages/57922716503.
Wat te doen als de factuurregelgegevens niet worden herkend?
De regelgegevens van een factuur kunnen niet worden herkend door Smartscan, de herkenning is beperkt tot de kopveldn van een factuur (factuurnummer, factuurbedrag, btw-bedrag, etc.) plus eventuele bijkomende kosten zoals vrachtkosten, orderkosten en dergelijke, die aan de factuur worden toegevoegd, en/of klant-specifieke kopvelden (bijv. projectnummer, business unit-nummer).
Meerdere btw wordt niet herkend, wat nu?
Smartscan is beperkt in de herkenning van één btw-bedrag en één btw-percentage. Wanneer er meerdere btw zijn, gebruikt Smartscan het eerst gevonden btw-bedrag en btw-percentage. In ISP-Invoice moet de btw-splitsing dan handmatig worden uitgevoerd.
Alleen de eerste en laatste pagina van de factuur zijn herkend, wat nu?
Standaard worden alleen de eerste en laatste pagina herkend voor een factuur. Als u toch de hele factuur wilt laten herkennen, inclusief tussenliggende pagina’s, kunt u dit aangeven. Meer informatie hierover vindt u op /wiki/spaces/OHE/pages/57922715844.
Wat te doen als de beveiligde PDF van de leverancier niet wordt herkend?
Smartscan kan geen beveiligde PDF’s verwerken. In sommige gevallen wordt een beveiligde PDF door de leverancier verzonden. Omdat Smartscan de PDF technisch moet kunnen lezen, is verdere verwerking niet mogelijk. U kunt wellicht contact opnemen met de leverancier om ervoor te zorgen dat beveiligde PDF’s niet meer worden gebruikt.
De leverancier heeft één PDF geleverd met meerdere facturen, wat nu?
Het kan voorkomen dat een leverancier meerdere facturen in één PDF-bestand opneemt. Meer informatie hierover vindt u bij Multi-invoice PDF in /wiki/spaces/OHE/pages/57922715844.
De leverancier heeft één PDF geleverd met een bijlage, wat nu?
De huidige versie heeft nog geen automatische detectie en verwerking van bijlagen. Dit betekent dat een als PDF verzonden bijlage in de e-mail als PDF-factuur wordt behandeld. Dit betekent dat de eindgebruiker in ISP-Invoice alleen ziet dat een bijlage als factuur is aangemaakt. De eindgebruiker moet dan het PDF-document lokaal opslaan en toevoegen aan de juiste factuur via de functie “Verwerken als bijlage”. Door het ISP-Invoice document af te wijzen, wordt de bijlage niet verder als factuur verwerkt. Meer informatie over het verwerken van een factuur als bijlage vindt u onder '/wiki/spaces/OHE/pages/57922716147'.
In specifieke gevallen wordt een PDF niet of niet volledig weergegeven door PDF.JS.
Scenario 1. PDF wordt helemaal niet weergegeven
- Setup: Internet Explorer 11 met een Intel HD 4400 grafische kaart
- Symbool: Viewer toont een wit scherm in plaats van de PDF
- Oplossing: Schakel software rendering in in plaats van GPU rendering
Scenario 2. PDF wordt gedeeltelijk weergegeven / niet weergegeven
- Setup: Google Chrome met een VMWare SVGA 3D kaart
- Symbool: Viewer toont de PDF niet volledig, adresgegevens en factuurregels ontbreken in het voorbeeld
- Oplossing: Schakel Versnelde 2D canvas uit