Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Advanced routes kunnen gebruikt worden voor zowel kosten als logistieke facturen. Het algemene gebruik van de advanced routes wordt hieronder beschreven. Voor extra informatie over het gebruik voor logistieke facturen zie Advanced route logistiek.
Om een nieuwe Advanced route toe te voegen of een bestaande te wijzigen, klik op Setup → Platform → Advanced routes
Nieuwe Advanced route aanmaken
Klik in het Advanced routes overzicht op de knop .
Een nieuwe Advanced route kan nu worden aangemaakt. Deze pagina bevat 5 tabbladen:
- Advanced routes
- Criteria
- Goedkeurders
- Lezers
- Audit
Tabblad Advanced routes
|
|
Vul in het tabblad Advanced routes de Omschrijving van de Advanced route in, het Bedrijf waar de Advanced route op van toepassing is en het Gewicht van deze route. In het geval dat er meerdere routes worden gevonden dan telt diegene met het hoogste gewicht. |
Tabblad Critera
|
|
In het tabblad Criteria wordt het Type facturen gekozen. De route kan gelden voor:
Wanneer gekozen is voor de optie Logistiek verschijnen er nog een aantal extra instellingen. Zie Advanced route logistiek. Ook kunnen meerdere Dimensies worden gekozen waarvoor deze Advanced route geldig is. Zo is de Advanced route in te stellen voor bijvoorbeeld Leverancier, General ledger, Costcenter, Costunit en Project. Daarnaast is het mogelijk om Vrije kopvelden mee te nemen als routeringscriteria. Ten minste één criterium dient ingevuld te worden. Wanneer voor type logistiek is gekozen, dan worden ook de daarmee samenhangende extra criteria in deze validatie meegenomen. |
Tabblad Goedkeurders
|
|
In het tabblad Goedkeurders worden de goedkeurders voor deze Advanced route geselecteerd. op In tegenstelling tot Easy route waar personen worden geselecteerd wordt er hier een functie gekozen. Alle personen die deze functie hebben zullen vervolgens getoond worden inclusief de Standaardlimiet die bij deze functie hoort*. Indien voor deze route een andere limiet gewenst is dan kan de standaardlimiet overschreven worden door het veld Overschreven limiet te vullen. Indien er meer dan één regel wordt opgevoerd dan moet de limiet van de volgende regel altijd gelijk of hoger zijn dan de vorige regel. De laatste goedkeurder moet altijd Onbeperkt hebben aangevinkt. Dit geldt ook als er maar één regel is aangemaakt.
|
Tabblad Lezers
|
|
In de tab Lezers kunnen één of meerdere gebruikers worden toegevoegd. Hierbij gaat het om gebruikers die leesrechten krijgen voor facturen die deze route doorlopen. |
Tabblad Audit
|
|
In de tab Audit is een kort overzicht terug te vinden van de vorige versies van deze Advanced Route, en wanneer, door wie en waarom deze gewijzigd* is. Door op één van de regels te klikken is terug te zien hoe de Advanced route toen was ingesteld. * Bij het wijzigen en opslaan van een Advanced Route wordt er gevraagd naar de reden van de wijziging. Deze zie je vervolgens terugkomen op het Audit tabblad. |
In het overzicht van de advanced routes is te zien welke routes actief en inactief zijn. Ook kan het voorkomen dat een route defect is.
Route defect
Een route wordt op defect gezet als:
- een in de route gebruikte functieomschrijving op inactief staat
- een in de route gebruikte functieomschrijving zo gewijzigd is, dat de goedkeur limieten van de goedkeurders in de route geen oplopende volgorde meer hebben.
Nieuwe facturen kunnen een defecte route niet gebruiken totdat het probleem is opgelost en de route weer actief is. Oude facturen gaan gewoon door met de oude versie van de route (met de oude limieten op basis van de oude functieomschrijving).
Facturen volgen ten alle tijde de route zoals deze actief was op het moment van doorzetten door de crediteuren administratie. Pas wanneer de factuur wordt afgewezen en de factuur terug komt bij de crediteuren administratie wordt de route opnieuw bepaald. Het wijzigen van de activiteiten eigenaar heeft hier ook geen invloed op.