Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation
Procurement

Klik op het menu-icoon → Platform → Notificatie Instellingen 

Deze pagina bevat 10 tabbladen:

• Algemeen
• Inkoop verzoeken
• Dagelijks
• Wachtend
• Vervaldatum
• Bezorgdatum
• Inkooporder uitgeven
• D/C ontkoppeling
• Wachten op goederen
• Geavanceerd

Tabblad Algemeen:

Hier wordt de standaard afzender van de notificatie ingesteld. Alle verzonden e-mails worden vanuit dit adres verstuurd.

Tabblad Inkoop verzoeken: 

Indien er een of meerdere inkoopverzoeken nog niet zijn goedgekeurd zal er een e-mail worden verstuurd die de betreffende goedkeurder hierop attendeert. Indien geactiveerd zal er elke 5 minuten worden gekeken of er nieuwe inkoopverzoeken klaarstaan voor goedkeuring. De e-mail zal eenmalig worden uitgestuurd per inkoopverzoek(en). 

Door het aanvinken van de veld Zet inkoop verzoek notificaties aan wordt deze functionaliteit geactiveerd. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd.
Indien je ook Ook notificaties in het weekend aanvinkt dan worden de notificaties iedere dag van de week (maandag tot en met zondag) verstuurd.

Tabblad Dagelijks: 

Hier wordt de inhoud bepaald van de dagelijkse notificaties. Dit zijn in het algemeen e-mails met de melding dat er één of meerdere nieuwe facturen klaar staan om beoordeeld te worden.
Door het aanvinken van de veld Zet dagelijkse notificaties aan wordt deze functionaliteit geactiveerd. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd.
Indien je ook Ook notificaties in het weekend aanvinkt dan worden de notificaties iedere dag van de week (maandag tot en met zondag) verstuurd.

Tabblad Wachtend: 

Indien een factuur na een aantal dagen nog niet is opgepakt zal er een e-mailt worden verstuurd die de betreffende gebruiker hierop attendeert.
Het aantal dagen is in te stellen in het veld Aantal dagen tot reminder.
Door het aanvinken van het veld Zet notificatie reminder aan wordt deze functionaliteit geactiveerd.

Tabblad Vervaldatum: 

Indien een factuur nog steeds niet is opgepakt en het aantal dagen tot de vervaldatum van deze factuur valt binnen de opgegeven waarde dan zal er een e-mail worden verstuurd die de betreffende gebruiker hierop attendeert.
Het aantal dagen tot de vervaldatum is in te stellen in het veld Dagen tot vervaldatum.
Door het aanvinken van het veld Zet vervaldatum notificatie aan wordt deze functionaliteit geactiveerd.

*Tabblad Bezorgdatum

*De bezorgdatum is alleen beschikbaar indien Procurement is ingericht.

Indien er een of meerdere inkooporders zijn verstreken zonder dat er een ontvangstboeking heeft plaatsgevonden dan zal er een e-mail worden verstuurd die de betreffende aanvrager hierop attendeert. Het aantal dagen na de bezorgdatum kan worden ingesteld in het veld Dagen na bezorgdatum. Door het aanvinken van het veld Zet bezorgdatum notificatie aan wordt deze functionaliteit geactiveerd. 

Tabblad Inkooporder uitgeven:

Indien een inkooporder is aangemaakt, wordt deze uitgestuurd naar de betreffende leverancier. In het menu 'Inkooporder uitgeven' is het mogelijk om de standaard bestelafzender, bestelonderwerp en de inhoud van een inkooporder notificatie toe te voegen en of aan te passen.

Tabblad D/C ontkoppeling:

Indien een debet factuur aan een creditfactuur is gekoppeld wordt er een e-mail uitgestuurd naar iedere gebruiker die betrokken is geweest (in de Audit staat) van de debet en/of credit factuur. 

Zodra de mail verstuurd is, worden de #URLS# in de e-mail vervangen door de daadwerkelijke links naar de facturen.

Tabblad wachten op goederen:

Wanneer een factuur in de stap 'Wachten op goederen' is geplaatst en de inkoopfactuur voor de specifieke inkooporder nog niet is ontvangen, wordt er een e-mail verzonden om de betreffende gebruiker hiervan op de hoogte te stellen. 

Door het veld Wacht op goederen notificaties inschakelen aan te vinken, wordt deze functionaliteit geactiveerd. Meldingen worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verzonden.
Als je ook meldingen in het weekend aanvinkt, worden de meldingen elke dag van de week (maandag tot en met zondag) verzonden.

Onder 'Dagen in wachten op goederen' kan worden ingesteld na hoeveel dagen wachten de notificatie wordt verzonden.

Onder 'Mensen om te notificeren' kan worden gekozen om de 'Inkoper' of de 'Aanvrager' te notificeren. 

Daarnaast kunnen onder Wachten op goederen e-mailadressen de personen worden ingevuld voor wie deze melding ook geldt.
Indien er geen 'Inkoper' of 'Aanvrager' op de order gevonden wordt en zal de back-up e-mailadressen worden ingezet. Let op: Indien er geen 'Inkoper of 'Aanvrager' op order gevonden is, er geen e-mail adres en geen back up email adres zijn ingesteld kan er geen notificatie worden verstuurd. 

Tabblad Geavanceerd:

Via dit tabblad is in te stellen dat bovenstaande 3 typen van notificaties samen in 1 e-mail verzonden worden. Uitgaande van de gekozen instellingen in de afzonderlijke typen notificaties, wordt 1 samengestelde e-mail verstuurd indien gekozen wordt voor Dagelijkse meldingen consolideren. Wanneer voor deze optie gekozen wordt, dient ook een consolidatie onderwerp ingevuld te worden. Dit is het onderwerp voor de consolidatie e-mail, de onderwerpen van de 3 afzonderlijke notificaties komen dan te vervallen.

Inhoud van een notificatie:

De inhoud van de notificaties kan deels dynamisch worden gemaakt.
Hiervoor dienen bepaalde tags in het Inhoud veld gebruikt te worden.

• Moeten beginnen en eindigen met het hekje
• Hoofdlettergevoelig zijn

Hieronder staat een voorbeeld en korte uitleg van de te gebruiken tags.