Dit artikel beschrijft de notificatie-instellingen voor Procure to Pay (P2P), met name voor AP Automation en Procurement. De instellingen zijn verdeeld over meerdere tabbladen. Elk tabblad heeft eigen opties, zoals het instellen van de standaard afzender en het inschakelen van notificaties voor inkoopgoedkeuringen, dagelijkse factuurmeldingen en vervaldata.
Notificaties kunnen worden aangepast met dynamische tags en meerdere notificaties kunnen worden geconsolideerd in één e-mail. De tags worden aan het einde van dit artikel toegelicht.
Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Procurement
Klik op het menu-icoon → Platform → Notificatie instellingen
Deze pagina bevat 10 tabbladen:
- Algemeen
- Inkoop verzoeken
- Dagelijks
- Wachtend
- Vervaldatum
- Bezorgdatum*
- Inkooporder uitgeven
- D/C ontkoppeling
- Wachten op goederen
- Geavanceerd
Tabblad Algemeen
Hier wordt de standaard afzender van de notificatie ingesteld. Alle verzonden e-mails worden vanuit dit adres verstuurd.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Afzender (verplicht) | Het standaard afzenderadres. Alle notificatie-e-mails worden vanuit dit adres verstuurd. |
Tabblad Inkoop verzoeken
Indien één of meerdere inkoopverzoeken nog niet zijn goedgekeurd, wordt een e-mail verstuurd om de betreffende goedkeurder hieraan te herinneren. Indien geactiveerd, wordt elke 5 minuten gecontroleerd of er nieuwe inkoopverzoeken klaarstaan voor goedkeuring. De e-mail wordt eenmalig verstuurd per inkoopverzoek(en).
Door het veld Zet inkoop verzoek notificaties aan aan te vinken, wordt deze functionaliteit geactiveerd. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd.
Wordt ook Ook notificaties in het weekend aangevinkt, dan worden de notificaties elke dag van de week (maandag tot en met zondag) verstuurd.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zet inkoop verzoek notificaties aan | Activeert de herinneringen voor inkoopverzoeken die nog niet zijn goedgekeurd. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd. |
| Ook notificaties in het weekend | Vink dit veld aan om notificaties ook in het weekend (zaterdag en zondag) te versturen. |
| Onderwerp | Het onderwerp van de herinnerings-e-mail voor inkoopverzoeken. |
| Inhoud | De tekst van de herinnerings-e-mail voor inkoopverzoeken. Met tags kan dynamische inhoud worden toegevoegd, zie Inhoud van een notificatie. |
Tabblad Dagelijks
Hier wordt de inhoud van de dagelijkse notificaties bepaald. Dit zijn in het algemeen e-mails met de melding dat één of meerdere nieuwe facturen klaarstaan om beoordeeld te worden.
Door het veld Zet dagelijkse notificaties aan aan te vinken, wordt deze functionaliteit geactiveerd. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd.
Wordt ook Ook notificaties in het weekend aangevinkt, dan worden de notificaties elke dag van de week (maandag tot en met zondag) verstuurd.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zet dagelijkse notificaties aan | Activeert de dagelijkse notificaties. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd. |
| Ook notificaties in het weekend | Vink dit veld aan om notificaties ook in het weekend (zaterdag en zondag) te versturen. |
| Onderwerp | Het onderwerp van de dagelijkse notificatie-e-mail. |
| Inhoud | De tekst van de dagelijkse notificatie-e-mail. Met tags kan dynamische inhoud worden toegevoegd, zie Inhoud van een notificatie. |
Tabblad Wachtend
Indien een factuur of inkoopverzoek na een aantal dagen nog niet is opgepakt, wordt een e-mail verstuurd om de betreffende gebruiker hieraan te herinneren.
- Het aantal dagen wordt ingesteld in het veld Aantal dagen tot reminder.
- Door het veld Zet notificatie reminder aan aan te vinken, wordt deze functionaliteit geactiveerd.
- Notificaties worden alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd.
- Wordt ook Ook notificaties in het weekend aangevinkt, dan worden de reminders elke dag (maandag tot en met zondag) verstuurd.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zet notificatie reminder aan | Activeert de reminders voor facturen en inkoopverzoeken die na een bepaald aantal dagen nog niet zijn verwerkt. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd. |
| Ook notificaties in het weekend | Vink dit veld aan om notificaties ook in het weekend (zaterdag en zondag) te versturen. |
| Aantal dagen tot reminder | Het aantal dagen waarna een herinnerings-e-mail wordt verstuurd indien een factuur of inkoopverzoek nog niet is verwerkt. |
| Onderwerp | Het onderwerp van de herinnerings-e-mail. |
| Inhoud | De tekst van de herinnerings-e-mail. Met tags kan dynamische inhoud worden toegevoegd, zie Inhoud van een notificatie. |
Tabblad Vervaldatum
Indien een factuur nog niet is opgepakt en het aantal dagen tot de vervaldatum van deze factuur binnen de opgegeven waarde valt, wordt een e-mail verstuurd om de betreffende gebruiker hierover te informeren.
- Het aantal dagen tot de vervaldatum wordt ingesteld in het veld Dagen tot vervaldatum.
- Door het veld Zet vervaldatum notificatie aan aan te vinken, wordt deze functionaliteit geactiveerd.
- Vink Ook notificaties in het weekend aan om notificaties ook in het weekend te versturen.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zet vervaldatum notificatie aan | Activeert de vervaldatum notificaties. |
| Ook notificaties in het weekend | Vink dit veld aan om notificaties ook in het weekend (zaterdag en zondag) te versturen. |
| Dagen tot vervaldatum | Het aantal dagen tot de vervaldatum van een factuur waarbinnen de notificatie wordt verstuurd. |
| Onderwerp | Het onderwerp van de notificatie-e-mail voor naderende vervaldatums. |
| Inhoud | De tekst van de notificatie-e-mail voor naderende vervaldatums. Met tags kan dynamische inhoud worden toegevoegd, zie Inhoud van een notificatie. |
Tabblad Bezorgdatum*
ℹ️ Opmerking: *De bezorgdatum is alleen beschikbaar indien Procurement is ingericht.
Indien één of meerdere inkooporders zijn verstreken zonder dat een ontvangstboeking heeft plaatsgevonden, wordt een e-mail verstuurd om de betreffende aanvrager hierover te informeren.
- Het aantal dagen na de bezorgdatum wordt ingesteld in het veld Dagen na bezorgdatum.
- Door het veld Zet bezorgdatum notificatie aan aan te vinken, wordt deze functionaliteit geactiveerd.
- Vink Ook notificaties in het weekend aan om notificaties ook in het weekend te versturen.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zet bezorgdatum notificatie aan | Activeert de bezorgdatum notificaties. |
| Ook notificaties in het weekend | Vink dit veld aan om notificaties ook in het weekend (zaterdag en zondag) te versturen. |
| Dagen na bezorgdatum | Het aantal dagen na de bezorgdatum waarna de notificatie wordt verstuurd. |
| Onderwerp | Het onderwerp van de notificatie-e-mail voor bezorgdatums. |
| Inhoud | De tekst van de notificatie-e-mail voor bezorgdatums. Met tags kan dynamische inhoud worden toegevoegd, zie Inhoud van een notificatie. |
Tabblad Inkooporder uitgeven
Indien een inkooporder is aangemaakt, wordt deze uitgestuurd naar de betreffende leverancier. Op dit tabblad kunnen de afzender, de ontvangers in kopie en de inhoud van de automatische bestel-e-mail worden ingesteld.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Standaard afzenderadres | Het standaard afzenderadres van de inkooporder-e-mail. |
| Afzenderadres voor vrije aanvragen (verplicht) | Het afzenderadres voor inkooporders die voortkomen uit vrije aanvragen. Standaard wordt het standaard afzenderadres gebruikt. Om een ander adres te gebruiken, wordt een andere optie uit de lijst geselecteerd en wordt het e-mailadres ingevuld in het veld eronder. |
| Afzenderadres voor webshop/productaanvragen (verplicht) | Het afzenderadres voor inkooporders die voortkomen uit webshop- of productaanvragen. Standaard wordt het standaard afzenderadres gebruikt. Om een ander adres te gebruiken, wordt een andere optie uit de lijst geselecteerd en wordt het e-mailadres ingevuld in het veld eronder. |
| CC email-addressen | De ontvangers die de inkooporder-e-mail in kopie ontvangen. Indien een andere optie in de lijst wordt geselecteerd, wordt het e-mailadres ingevuld in het veld eronder. |
| BCC email-addressen | De ontvangers die de inkooporder-e-mail in blinde kopie ontvangen. Indien een andere optie in de lijst wordt geselecteerd, wordt het e-mailadres ingevuld in het veld eronder. |
| Automatisch bestelonderwerp | Het onderwerp van de e-mail die naar de leverancier wordt verstuurd wanneer een inkooporder automatisch wordt geplaatst. |
| Automatische bestelinhoud | De tekst van de e-mail die naar de leverancier wordt verstuurd wanneer een inkooporder automatisch wordt geplaatst. Met tags kunnen ordergegevens worden toegevoegd, zie Inhoud van een notificatie. |
Tabblad D/C ontkoppeling
Indien een debetfactuur aan een creditfactuur is gekoppeld, wordt een e-mail verstuurd naar iedere gebruiker die betrokken is geweest (in de Audit-status) bij de debet- en/of creditfactuur.
Zodra de e-mail is verstuurd, wordt de tag #URLS# in de e-mail vervangen door de daadwerkelijke links naar de facturen.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Onderwerp | Het onderwerp van de notificatie-e-mail voor D/C ontkoppeling. |
| Inhoud | De tekst van de notificatie-e-mail voor D/C ontkoppeling. Met tags kan dynamische inhoud worden toegevoegd, zie Inhoud van een notificatie. |
Tabblad Wachten op goederen
Wanneer een factuur in de stap Wachten op goederen is geplaatst en de inkoopfactuur voor de specifieke inkooporder nog niet is ontvangen, wordt een e-mail verstuurd om de betreffende gebruiker hiervan op de hoogte te stellen.
- Door het veld Zet wachten op goederen notificatie aan aan te vinken, wordt deze functionaliteit geactiveerd. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd. Wordt ook Ook notificaties in het weekend aangevinkt, dan worden de notificaties elke dag van de week (maandag tot en met zondag) verstuurd.
- Onder Dagen in wachten op goederen wordt ingesteld na hoeveel dagen wachten de notificatie wordt verstuurd.
- Onder Mensen om te notificeren wordt gekozen of de Inkoper, de Aanvrager of beide worden genotificeerd.
- Onder Wachten op goederen extra e-mailadressen kunnen de personen worden ingevuld voor wie deze notificatie ook geldt.
- Indien geen Inkoper of Aanvrager op de order wordt gevonden, worden de Wachten op goederen backup e-mailadressen gebruikt.
⚠️ Let op: Indien geen Inkoper of Aanvrager op de order wordt gevonden en er geen (backup) e-mailadres is ingesteld, kan geen notificatie worden verstuurd.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Zet wachten op goederen notificatie aan | Activeert de notificaties voor wachten op goederen. Notificaties worden dan alleen op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) verstuurd. |
| Ook notificaties in het weekend | Vink dit veld aan om notificaties ook in het weekend (zaterdag en zondag) te versturen. |
| Dagen in wachten op goederen | Het aantal dagen waarna de notificatie wordt verstuurd. |
| Onderwerp | Het onderwerp van de notificatie-e-mail voor wachten op goederen. |
| Inhoud | De tekst van de notificatie-e-mail voor wachten op goederen. Met tags kan dynamische inhoud worden toegevoegd, bijvoorbeeld #ORDER_NUMBERS#, zie Inhoud van een notificatie. |
| Mensen om te notificeren | Kies of de Inkoper, de Aanvrager of beide worden genotificeerd. |
| Wachten op goederen extra e-mailadressen | De personen voor wie deze notificatie ook geldt. |
| Wachten op goederen backup e-mailadressen | De e-mailadressen die worden gebruikt indien geen Inkoper of Aanvrager op de order wordt gevonden. |
Tabblad Geavanceerd
Via dit tabblad is in te stellen dat notificaties, die niet op een specifiek ingesteld moment verstuurd worden, in een enkele mail verzonden kunnen worden. Uitgaande van de gekozen instellingen in de afzonderlijke typen notificaties, wordt 1 samengestelde e-mail verstuurd indien gekozen wordt voor Dagelijkse meldingen consolideren.
Wanneer voor deze optie gekozen wordt, dient ook een Consolidatie onderwerp ingevuld te worden. Dit is het onderwerp voor de consolidatie e-mail, de onderwerpen van de 3 afzonderlijke notificaties komen dan te vervallen.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Dagelijkse meldingen consolideren | Vink dit veld aan om de notificaties in 1 samengestelde e-mail te versturen. |
| Consolidatie onderwerp | Het onderwerp van de samengestelde e-mail. Dit moet worden ingevuld wanneer consolidatie is ingeschakeld en vervangt de onderwerpen van de afzonderlijke notificaties. |
Inhoud van een notificatie
De inhoud van de notificaties kan deels dynamisch worden gemaakt. Hiervoor dienen bepaalde tags in het veld Inhoud gebruikt te worden.
Houd er rekening mee dat de tags:
- Moeten beginnen en eindigen met het hekje (#)
- Hoofdlettergevoelig zijn
Hieronder staat een voorbeeld van een notificatie, gevolgd door een korte uitleg van de te gebruiken tags.
Beste collega,
Wij hebben geconstateerd dat een of meerdere facturen die wachten op een actie uwerzijds nog niet zijn opgepakt.
Hiervoor staat een termijn van 5 dagen, die is overschreden.
Zou u dit alsnog kunnen doen?
#URLS#
#FRONTEND_BASE_URL#
Met vriendelijke groet,
Afdeling Financiële Administratie
#LINEBREAK#
#LINEBREAK#
| Tag | Omschrijving |
|---|---|
#URLS# |
Toont een lijst van alle facturen waarvoor deze notificatie van toepassing is. |
#FRONTEND_BASE_URL# |
Toont een link waarop de gebruiker kan klikken om bij de gewenste facturen te komen. |
#LINEBREAK# |
Zorgt voor een witregel. |
#ORDER_NUMBERS# |
Toont de bestelnummers, zoals ze in de factuur zijn opgegeven, in de e-mail. |
De onderstaande tags kunnen worden gebruikt voor de instellingen Automatische bestelling plaatsen en Handmatige bestelling plaatsen.
| Tag | Omschrijving |
|---|---|
#COMPANY# |
Wordt vervangen door de bedrijfsomschrijving uit de inkooporder. |
#CURRENCY# |
Wordt vervangen door de beschrijving van de valuta uit de inkooporder. |
#DELIVERY_LOCATION# |
Wordt vervangen door de gegevens van de afleverlocatie: naam + aanhef + adres + (postcode + stad) + land + notities. |
#INCO_TERMS# |
Wordt vervangen door de inkoopvoorwaarden die tijdens het aanmaken van de inkooporder zijn opgegeven, toegevoegd als Incoterms (codes). |
#DESCRIPTION# |
Wordt vervangen door de beschrijving van de inkooporder. |
#ORDER_DATE# |
Wordt vervangen door de oorspronkelijke aanmaakdatum van de inkooporder. |
#ORDER_NUMBER# |
Wordt vervangen door het gegenereerde ordernummer. |
#PLACED_BY# |
Wordt vervangen door één van de volgende opties:
|
#REQUESTED_BY# |
Wordt vervangen door de voor- en achternaam van de oorspronkelijke aanvrager. |
#SUPPLIER_NAME# |
Wordt vervangen door de naam van de leverancier uit de inkooporder. |
#AMOUNT_EXCL_VAT# |
Wordt vervangen door het totaalbedrag excl. BTW. |
#AMOUNT_INCL_VAT# |
Wordt vervangen door het totaalbedrag incl. BTW. |
#AMOUNT_VAT# |
Wordt vervangen door het totaalbedrag aan BTW. |