Kies in het hoofdmenu voor Setup en selecteer vervolgens Out-of-Offices om documenten over te zetten naar een vervanger gedurende een bepaalde periode.
Overzicht
Standaard wordt het Mijn Out of Offices overzicht getoond waarbij u zelf de afwezige of de vervanger bent. Met behulp van de filter in de statuskolom is het mogelijk om te filteren op alle, heden, verleden of toekomst. Alleen de Crediteuren Administratie en de Applicatie Eigenaar, kunnen in het overzicht alle Out of Office instellingen van collega’s zien. Alle anderen kunnen slechts de Out of Office instellingen zien waarbij zij zelf als afwezige of vervanger betrokken zijn. Het overzicht van out of offices kan ook naar een Excel bestand geëxporteerd worden.
Aanmaken Out of Office
Selecteer in het overzicht van Out of Offices de actieknop Toevoegen om een nieuwe Out of Office aan te maken.
Standaard is de gebruikersnaam van de ingelogde gebruiker ingevuld. Deze kan niet gewijzigd worden. Het is voor de Applicatie Eigenaar wel mogelijk om voor een andere gebruiker een Out of Office instelling aan te maken. Selecteer in het veld Vertrekdatum de huidige datum of een datum in de toekomst. Selecteer in het veld Terugkeerdatum een datum later dan de ingestelde Vertrekdatum. Geef in het veld Vervanger de naam van een collega op. Dit is de persoon die gedurende de ingevoerde afwezigheid de facturen toegewezen krijgt.
Let op: Wanneer een factuur is toegewezen aan gebruikers op basis van een functieomschrijving, zal bij out of office de factuur opgepakt kunnen worden door andere gebruikers in diezelfde functieomschrijving. Wanneer er geen andere gebruiker is, wordt gekeken naar de vervanger zoals die vermeld is in de functieomschrijving. Een voorbeeld hiervan zijn facturen waar op basis van een functieomschrijving een goedkeur limiet voor nodig is.
Facturen die gedurende die periode niet door de vervanger behandeld zijn, blijven op naam van de vervanger staan. Eventueel kan de Applicatie Eigenaar de Activiteiten eigenaar van de facturen wijzigen.
Facturen van afwezige collega overnemen
De vervanger ontvangt alle nieuwe facturen die normaliter op naam van de afwezige(n) worden gezet. Deze facturen zijn niet te onderscheiden van de eigen facturen in het Facturen overzicht. De audit toont de naam van de vervanger indien deze de factuur heeft behandeld. In de audit is niet te zien dat het hier om een vervanging gaat.
Een factuur die overgenomen wordt van een collega kan vervolgens op dezelfde manier behandeld worden als een factuur die via de 'normale' weg is binnengekomen.
Het kan voorkomen dat ook de vervanger out of office is. In dat geval blijft de factuur toegewezen aan de vervanger van de gebruiker waar de factuur oorspronkelijk aan toegewezen was. Als deze situatie optreedt verschijnt hiervan geen melding in het status overzicht.