Een Functieomschrijving geeft de functie weer van één of meerdere gebruikers binnen de applicatie. Aan de functieomschrijving is een goedkeur limiet en een vervanger gekoppeld. Functieomschrijvingen worden gebruikt in de Advanced routes. In het overzicht van de functieomschrijvingen is direct te zien welke functieomschrijvingen actief zijn, de leden, vervangers en goedkeur limieten.
Om een nieuwe functieomschrijving toe te voegen of een bestaande te wijzigen, klik op het menu-icoon → Platform → Functieomschrijvingen.
Nieuwe Functieomschrijving aanmaken
Klik onderin het functieomschrijvingen overzicht op de knop .
Een nieuwe functieomschrijving kan nu worden aangemaakt. Deze pagina bevat twee tabbladen:
- Functieomschrijving
- Audit
Tabblad Functieomschrijving
|
|
In de tab Functieomschrijving moet bij Omschrijving de naam van de functie worden ingevuld. De omschrijving van de functie moet onderscheidend genoeg zijn omdat deze weer wordt getoond bij het aanmaken van Advanced routes. Bij Lid/leden worden de personen geselecteerd waarvoor deze functie geldt en die dienen goed te keuren. Indien er voor deze functie geen limiet is op het goed te keuren bedrag dan moet de optie Onbeperkt worden aangevinkt.
Een Functieomschrijving is pas actief als Actief is aangevinkt.
|
Tabblad Audit
|
|
|
In de tab Audit is een kort overzicht terug te vinden van de vorige versies van deze Functieomschrijving en wanneer, door wie en waarom deze is gewijzigd*. Door op één van de regels te klikken is terug te zien hoe de Functieomschrijving toen was ingesteld. * Bij het wijzigen en opslaan van een Functieomschrijving wordt er gevraagd naar de reden van de wijziging. Deze zie je vervolgens terugkomen op het Audit tabblad. |
Wijzigen Functieomschrijving
Bij het wijzigen en (de)activeren van een functieomschrijving worden ook de advanced routes bijgewerkt waarin deze functie als goedkeurder wordt gebruikt. Dit betekent dat wanneer bijvoorbeeld de limieten van een functieomschrijving worden bijgewerkt, het kan gebeuren dat er advanced routes zijn die ongeldig worden.
Ongeldige advanced routes krijgen het kenmerk ‘defect’ en nieuwe facturen kunnen deze advanced route niet gebruiken totdat het probleem is opgelost. Oude facturen gaan gewoon door met de oude versie van de advanced route (met de oude limieten op basis van de oude functieomschrijving).
Download rapport Functieomschrijvingen
Een overzicht van functieomschrijvingen is te downloaden in de vorm van een Excel bestand door te klikken op. Dit overzicht houdt rekening met de filters en sortering en taal.
Export en import van Functieomschrijvingen
Om alle functieomschrijvingen te beheren kan het handig zijn om deze zelf in een Excel bestand te plaatsen en deze vervolgens te importeren in AP-Automation. Om zeker te zijn van het juiste formaat is het aan te raden eerst een voorbeeld Excel te exporteren doorte klikken. Dit bestand kan aangepast worden en vervolgens weer geïmporteerd worden middels
. Import van functieomschrijvingen kent de volgende regels:
-
Bij een foutloze import van een nieuwe functieomschrijving, wordt de status op actief gezet.
-
Bij een foute import van een nieuwe functieomschrijving, wordt er een melding in de feedback getoond en wordt er geen nieuwe functieomschrijving aangemaakt.
- Bij een foutloze import van een bestaande functieomschrijving, wordt deze geüpdatet en op actief gezet.
- Bij een foute import van een bestaande functieomschrijving, wordt deze niet geüpdatet noch op inactief gezet (tenzij deze daar al op staat).
- Wanneer een bestaande functieomschrijving niet in het import bestand zit, wordt deze niet op inactief gezet (tenzij deze daar al op staat).
- Een functieomschrijving wordt vanuit de import nooit op inactief gezet.
Let op: Gebruik voor het importeren het Excel voorbeeld uit de export en niet het download overzicht bestand.