Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Bij het verwerken van de factuur door Smartscan wordt eerst geprobeerd om de leverancier te herkennen. Het herkennen van een leverancier gebeurt op basis van identificerende velden. De identificerende velden zijn het IBAN nummer, het BTW nummer of het KvK nummer. Wanneer ten minste één van deze nummers gevonden wordt en een uniek resultaat geeft, kan de leverancier bepaald worden. In de Masterdata van AP-Automation zijn per leverancier de waarden van de identificerende velden opgenomen. Het is dus voor een goede leveranciersherkenning noodzakelijk dat de leverancier stamdata in het ERP systeem zo volledig mogelijk zijn.
Leverancier wordt niet herkend
Sommige leveranciers kunnen niet gevonden worden op basis van deze identificerende velden. Dit zal vooral voorkomen bij leveranciers buiten de Europese Unie. Bij deze leveranciers kan gezocht worden naar een ander uniek kenmerk. Dit unieke kenmerk kan zelf toegevoegd worden, zodat bij een volgende factuur van deze leverancier, de leverancier wel direct geïdentificeerd kan worden.
Uniek kenmerk toevoegen
Open de betreffende factuur, geef door middel van coderen aan om welke leverancier het gaat en klik op het icoon van de Inleer module.
In de Inleer module verschijnt de melding 'Geen leverancier gevonden'. De velden van de gevonden waarden zijn leeg en de stamdata velden zijn gevuld met de waarden van de leverancier die bij het coderen is ingegeven. Voor het bepalen van de leverancier zou minstens één van de 'Gevonden waarden' gelijk moeten zijn aan één van de bijbehorende waarden uit de Stamdata.
Hier zal dus gezocht moeten worden naar een ander uniek kenmerk, op basis waarvan bepaald kan worden om welke leverancier het gaat. Klik in het veld Uniek kenmerk en ga vervolgens in de factuur op zoek naar een uniek kenmerk van deze leverancier. In dit voorbeeld is gekozen voor het telefoonnummer. Klik de betreffende waarde op de factuur aan en zie dat deze overgenomen wordt in het veld Unieke identificerende string. Klik vervolgens op Sla kenmerk op en doorgaan.
De herkenning wordt meteen opnieuw gestart, de leverancier wordt nu wel herkend op basis van het unieke kenmerk, en de overige velden worden nu ook weergegeven. Eventueel kunnen nog meer velden ingeleerd worden om vervolgens een leveranciers template aan te maken.
Ook is het mogelijk dat op basis van de identificerende velden geen unieke leverancier wordt gevonden, omdat meerdere leveranciers dezelfde waarden voor één of meer van de identificerende velden hebben. In dat geval zal ook een uniek kenmerk toegevoegd kunnen worden, om te bepalen om welke leverancier het gaat.
Let op: Een andere reden waarom een leverancier niet herkend wordt kan zijn dat de stamdata niet (meer) kloppen. Daarom is het is het van belang om de gegevens in de ERP stamdata te controleren en eventueel aan te laten passen. Neem hiervoor contact op met de Applicatie Eigenaar van AP-Automation binnen uw bedrijf. Hiermee blijft het systeem zuiver en wordt ervoor gezorgd dat overige controle mechanismen, zoals banknummer validatie, blijven werken.