Contract Compliance
Contract Compliance is een KPI (key performance indicator) en is in ISPnext ook als prominente grafiek aanwezig. Het onder contract hebben van leveranciers heeft voordelen op het gebied van kostenbesparingen door bijvoorbeeld schaalvergroting, maar ook op het gebied van risico management door de levering van een bepaald product te ‘verzekeren’. Ook kunnen er afspraken worden vastgelegd over de factuur verwerking voor het verbeteren van de organisatie efficiëntie. De verschillende doelen waarom een
contract afgesloten dient te worden zijn onder andere afhankelijk van de plek van de leverancier (of categorie) in de Kraljic Matrix en van de grootte van de leverancier binnen de organsiatie(ABC analyse). In dit blog worden bovenstaande onderwerpen besproken en wordt ingegaan op een nieuw ontwikkelde analyse de ‘contract compliance efficiency’.
Definitie
Contract compliance is in ISPnext gedefinieerd als: ‘alle uitgaven die binnen een contract vallen’ en is uitgedrukt als percentage van de totale uitgaven. Uit marktonderzoeken blijkt dat succesvolle organisaties een contract compliance tot 80% hebben. Maar belangrijker dan het blind staren op een getal is de verbetering van contract compliance door de tijd heen (figuur 1). Het kan namelijk per bedrijf of bedrijfstak enorm verschillen wat de haalbaarheid is van die 80%. De vraag rijst ook of niet beïnvloedbare categorieën als huur, salarissen en belastingen meegenomen dienen te worden in het berekenen van de contract compliance. Daarnaast kan ook afgevraagd worden of er een grens zit aan het steeds meer leveranciers onder contract brengen. Het afsluiten van een contract kost immers tijd en bovendien verliest de inkoper zijn vermogen om voor een goede prijs te gaan als alles dichtgetimmerd is. Voor overheid en semioverheid gelden aanbestedingsregels en kunnen zich daardoor minder vrijheden permitteren en moeten een hoge contract compliance nastreven. Er zijn dus veel nuances te maken als het om contract compliance gaat; er moet per categorie gekeken worden wat de te volgen strategie zal zijn.
Contract compliance efficiency
Om inzicht te krijgen in de contract compliance per categorie zijn, in ISPnext , de categorieën geplot in de ‘contract compliance efficiency’ grafiek (figuur 2). In deze grafiek wordt ‘contract compliance’ op de x-as uitgezet tegen ‘het relatief aantal leveranciers met contract’ op de y-as. Op deze manier wordt duidelijk of de contracten die er voor een bepaald categorie zijn ook daadwerkelijk gebruikt worden.
De matrix kan opgedeeld worden in 4 kwadranten, per kwadrant kan wat gezegd worden over de contract compliance efficiency(figuur 3).
Eflficiënt (Hoge realisatie binnen contract, laag percentage leveranciers met contract)
De contracten die er zijn worden goed gebruikt, dit is efficiënt en voor veel bedrijven de kwadrant om de meeste categorieën te hebben. Het is goed om met meerdere leveranciers zaken te doen voor het spreiden van het inkooprisico, maar de meeste aankopen moeten binnen contract worden gedaan en dat is in dit kwadrant het geval.
Super Optimaal (Hoge realisatie binnen contract, hoog percentage leveranciers met contract)
Op het eerste gezicht lijkt dit een doel om na te streven, maar het is de vraag of dit nodig is. Om het risico te spreiden kan zaken gedaan worden met meerdere leveranciers, maar het is niet efficiënt om met alle mogelijke leveranciers dan ook een contracten af te sluiten. Slechts voor bedrijven met een zeer groot onderliggend risico is dit een kwadrant waar de meeste categorieën zich zouden moeten bevinden. Een voorbeeld van een bedrijf met een groot risico is bijvoorbeeld de exploitant van een kernreactor, waarbij nationale veiligheid voorop staat.
Inefficiënt (lage realisatie binnen contract, hoog percentage leveranciers met contract)
Er is een groot percentage leveranciers waarmee een contract is afgesloten dus de organisatie lijkt goed op weg te zijn. Er wordt echter niet voldoende binnen contract gekocht en leidt dus tot een inefficiënt inkoopbeleid. Er zijn verschillende mogelijke oorzaken te bedenken die hieraan ten grondslag kunnen liggen. Het kan zijn dat de contracten onvoldoende bekend zijn binnen de organisatie of de contracten zijn afgesloten met leveranciers die niet de juiste producten kunnen leveren of er is geen draagkracht binnen de organisatie om onder contract te kopen. Er valt dus veel te verbeteren.
Potentieel (lage realisatie binnen contract, laag percentage leveranciers met contract)
Er zijn nog weinig contracten met leveranciers voor de categorieën die zich in dit kwadrant bevinden. Er is dus veel potentieel voor de organisatie om te verbeteren op het gebied van contract compliance.
Met de contract compliance efficiency matrix krijgt een organisatie inzicht in de huidige situatie. Om per categorie een doel voor de contract compliance te kunnen bepalen is de Kraljic Matrix analyse een handige methodiek. Een uitleg van de Kraljic matrix is te vinden in het blog over de Kraljic Matrix analyse.
De invloed van de Kraljic Matrix en ABC analyse op contract compliance
ABC analyse
De ABC analyse kan helpen te beslissen met welke leveranciers een contract moet worden afgesloten om de contract compliance te verhogen. Wanneer namelijk bij alle A leveranciers binnen een contract wordt ingekocht dan automatisch 80% van de omzet onder contract gerealiseerd.
Kraljic Matrix
Door naar de Kraljic matrix te kijken kan er gekeken worden wat het belang is van een contract maar ook wat voor soort contract er zou moeten komen; wat zijn belangrijke contractafspraken. Per kwadrant van de Kraljic matrix is beschreven wat het effect op de contract compliance kan zijn.
Routine producten
Routine producten zijn makkelijk te verkrijgen en hebben geen grote invloed op het bedrijfsresultaat, er mag vooral niet teveel gedoe mee zijn. Het bundelen van leveranciers is hier een doel net als het contractueel vastleggen van de leveringsprestaties en daarmee het verhogen van de contract compliance.
Strategische en knelpunt producten
Omdat er een groot inkooprisico is voor deze categorieën is het verzekeren van het volume hier belangrijk, het is dus belangrijk om contractueel vast te leggen wat er geleverd gaat worden. Er kan hier dus gestreefd worden naar een hoog percentage leveranciers met contract.
Hefboom producten
Dit zijn belangrijke categorieën voor het bedrijf, maar ze zijn ook gemakkelijk te verkrijgen. Hier kan afgevraagd worden of het afsluiten van contracten altijd noodzakelijk is. Inkopers hebben zonder contract meer ruimte om te onderhandelen en speculeren op een goede prijs. Wanneer de verwachting is dat producten in prijs zullen gaan stijgen kunnen er wel contracten worden afgesloten om de lage prijs vast te leggen.