Bij het aanmaken van een KPI is er de keuze uit een aantal verschillende types. Elk type KPI wordt in dit artikel toegelicht.
% Order gerelateerde facturen
Het percentage facturen dat gebaseerd is op een order die geplaatst was via een order systeem. Deze KPI laat zien hoe het gesteld is met de order discipline binnen de organisatie. Om de factuurverwerking efficiëntie te verhogen is dit een belangrijke parameter.
Stel deze KPI in per kostenplaats of kostenplaats groep om per locatie de prestatie te bekijken. Het percentage is berekend aan de hand van factuuraantallen.
Uitzonderingen:
Het kan zijn dat bepaalde leveranciers geen order kunnen ontvangen van uw organisatie. Wanneer de wens er is dat deze leveranciers niet worden meegeteld in de KPI kunnen deze leveranciers hiervoor worden uitgesloten.
Ga hiervoor naar Spend > Leveranciers > Klik op een leverancier. Klik op 'KPI Instellingen'.
Selecteer % Order gerelateerde facturen om de leverancier niet mee te laten wegen in de KPI berekening (Het vak is dan rood gekleurd).
Berekening:
De resultaten worden berekend aan de hand van 2 gegevens :
- Het totaal aantal facturen dat een order nummer bevat binnen de selectie
- Het totaal aantal facturen binnen de selectie
Het orderpercentage wordt per maand berekend.
% Order gerelateerde facturen
Dit is dezelfde KPI als '% Order gerelateerde facturen', maar in plaats van dat er per maand los een resultaat wordt getoond zal er voor elke maand de voorgaande maanden in acht worden genomen. Het getoonde resultaat is YTD, dat betekent vanaf het begin van het huidige jaar tot nu.
% Order volume per maand
Deze KPI toont het % van het totale gefactureerde volume dat is gebaseerd op een inkooporder. Deze KPI is vergelijkbaar met het % ordergerelateerde facturen maar deze KPI is berekend op basis van het volume.
% Direct match facturen
Het percentage facturen dat een match heeft in het order betaal systeem. Nadat een order was geplaatst kwam de prijs op de factuur overeen met de prijs op de order. Deze ideale situatie is ook uitvoerig beschreven op de factuur efficiëntie pagina. Het percentage % directe match facturen zal daarmee ook nooit hoger kunnen zijn dan de % order gerelateerde facturen KPI. Facturen zonder order zijn immers altijd een mismatch.
% Direct match facturen (YTD)
Dit is dezelfde KPI als '% Directe match facturen', maar in plaats van dat er per maand los een resultaat wordt getoond zal er voor elke maand de voorgaande maanden in acht worden genomen. Het getoonde resultaat is YTD, dat betekent vanaf het begin van het huidige jaar tot nu.
% Contract compliance
Het percentage van het inkoopvolume dat gedekt is door een contract. Deze KPI berekent een percentage per afzonderlijke maand zodat eventuele veranderingen sneller kunnen worden waargenomen dan bij een gemiddelde berekening. ISPnext kijkt hierbij per maand naar de spend binnen die maand en de verschillende contracten bij leveranciers die ook in die maand geldig zijn of waren. Door het totaal en het contractueel gedekte deel door elkaar te delen ontstaat het % contract compliance.
% Contract compliance (YTD)
Het percentage van het inkoopvolume dat is gedekt door een contract. Deze KPI berekent het contract compliance percentage als een gemiddelde over de genoemde periode. Het voortschrijdende gemiddelde is per maand afleesbaar. ISPnext kijkt hierbij over de gehele periode naar de spend binnen en de verschillende contracten bij leveranciers die ook in die periode (of een deel van de periode) geldig zijn of waren. Door het totaal en het contractueel gedekte deel door elkaar te delen ontstaat het % contract compliance.
% Target afwijking
Deze KPI is bedoeld voor de Spend Community module. Je kunt hier per kostenplaatsgroep (afdeling) een target instellen waarbij per maand zal worden bekeken wat de procentuele afwijking van dit target is. Kan er meer worden besteed of moet er worden bezuinigd? Deze KPI rekent het procentuele verschil tussen de target stelling en de realisatie uit.
Voorbeeld :
Afdeling HRM heeft een begroting van 120.000 EURO voor het huidige jaar. Er is een % target afwijking KPI ingesteld van 0%. Na de maand Maart heeft de afdeling een Spend van 35.000. De % afwijking is dan (35.000 - (120.000 / 12mnd * 3mnd) ) / 30.000 * 100% = 16,67%
Aantal facturen per maand
De werkdruk van de administratie afdeling komt overeen met het aantal facturen dat een organisatie per maand ontvangt. Door het aantal facturen omlaag te brengen kan de werkdruk verlaagd worden. Deze KPI laat het aantal individuele facturen per maand zien waarbij moet worden opgemerkt dat de conclusies bij deze KPI per organisatie verschillen. Als jouw organisatie het overgrote deel van de facturen automatisch verwerkt dan hoeft een hoog factuuraantal geen probleem te zijn.
Aantal nieuwe leveranciers per maand
De aantal nieuwe leveranciers KPI kijkt naar de hoeveelheid nieuwe, niet eerder in ISPnext voorkomende, leveranciers per maand. Sommige organisatie willen dit minimaliseren waardoor deze KPI een helder inzicht geeft in welke leveranciers voor het eerst gebruikt zijn.