Het versturen van een informatie aanvraag is een gemakkelijke manier om allerlei verschillende soorten informatie bij een leverancier op te vragen. De leverancier ontvangt een uitnodiging voor het ISPnext Supplier Portal, waar de contactpersoon bij de leverancier vervolgens openstaande uitvragen kan behandelen. Dit proces noemen we een 'Informatie aanvraag'.
Een informatie aanvraag kan op twee manieren gestart worden:
- Door de client gebruiker via Vendors>Informatie aanvragen>Start Informatie aanvraag
- Door de leverancier via het Supplier Portal*
*mits dit geactiveerd is in de client (Admin > Vendor Rating instellingen > Informatie aanvraag instellingen> 'Informatie aanvraag creatie in de Supplier Portal'.
Nieuwe of bewerkte informatie zal na de goedkeuring van een informatie aanvraag, automatisch in Vendors verwerkt worden. Nadat dit gebeurd is, zal de informatie aanvraag gearchiveerd worden. Lees hier meer over het beoordelen van informatie aanvragen. Gearchiveerde aanvragen zijn zichtbaar onder Vendors>Informatie aanvragen>Archief.
De volgende informatie kan onderdeel zijn van een aanvraag:
NAW-gegevens, documenten, contactpersonen, contractproducten, categorieën en enquêtes.
Start Informatie aanvraag
Volg de onderstaande instructies om een informatie aanvraag te starten.
(1) Een informatie aanvraag creëren
- Navigeer naar Vendors>Informatie aanvragen, en klik op 'Start Informatie aanvraag'.
- Vul de basisinstellingen van de aanvraag in. Deze staan in de onderstaande tabel toegelicht.
- Klik op 'Voeg toe' om de aanvraag te creëren.
Instelling Toelichting Informatie aanvraag naam De naam van de aanvraag. Taal van leverancier De taal die in de aanvraag gehanteerd zal worden. Workflow Selecteer een workflow voor de aanvraag. Via een workflow kan je de aanvraag door meerdere personen laten goedkeuren.
Workflows kunnen ingesteld worden onder Admin > Algemene instellingen > Workflows.Notificatie gebruiker De gebruiker die notificaties met betrekking tot deze aanvraag zal ontvangen.
(2) Instellingen
- Na het creëren van een informatie aanvraag, kom je direct op een pagina met basisinstellingen van de aanvraag terecht. Controleer de instellingen die je zojuist hebt ingesteld.
- Indien gewenst vul je een signaaldatum in. Op deze datum zal er een herinnering over de aanvraag naar de notificatie gebruiker worden verzonden.
- Kies welke onderdelen je aan de aanvraag wilt toevoegen. Klik om het schuifje naar links (uit) of naar rechts (aan) te schuiven.
(3) Leveranciers
- In dit tabblad bepaal je welke leveranciers onderdeel zijn van de aanvraag. Klik ik in de linker kolom de leverancier(s) die je wilt toevoegen en klik op 'Toevoegen'. Deze zal in de tabel onder in de pagina worden getoond.
- Indien je een leverancier wilt verwijderen, selecteer je deze in de rechter kolom en klik je op 'Verwijder'.
- Er zal in de tabel onder in de pagina ook een e-mailadres getoond worden. Dit is het e-mailadres van de geselecteerde contactpersoon bij de leverancier. Indien je die e-mailadres wilt wijzigen, klik je in de tabel op de desbetreffende leverancier.
- Kies uit de lijst met aanwezige e-mailadressen, of typ een nieuw e-mailadres in.
- Klik op 'Selecteer'.
- Volg deze stappen totdat je alle leveranciers/respondenten hebt ingesteld.
(4) Documenten
- In dit overzicht worden alle checklist items getoond die aan de geselecteerde leverancier(s) zijn gekoppeld. Je kunt hier ook bestaande checklist items, die nog niet toegevoegd zijn aan de geselecteerde leverancier(s), koppelen. Wijzigingen die je hier doorvoert hebben alleen betrekking op deze informatie aanvraag. Wanneer de aanvraag geaccepteerd is middels een workflow, zullen alle toevoegingen en bewerkingen worden verwerkt in Vendors en/of Contracts. Reeds bestaande checklist items vind je in Admin > Vendors instellingen > Tabellen > Checklist items.
- Controleer of alle gewenste checklist items aanwezig zijn in de aanvraag. Je kunt checklist items bewerken en verwijderen door op het desbetreffende checklist item te klikken. In de onderstaande tabel worden alle details van het checklist item overzicht toegelicht.
(4) Producten
- In dit overzicht worden alle contractproducten getoond die aan de leverancier(s) in de aanvraag gekoppeld zijn. Je kunt hier huidige contractproducten bewerken. Deze bewerkingen worden alleen toegepast op de huidige aanvraag, en pas in Vendors/Contracts wanneer de aanvraag is geaccepteerd middels een informatie aanvraag workflow.
- Klik op 'Toevoegen' om een contractproduct aan de aanvraag te koppelen. Er opent een pop-up venster waar alle beschikbare contractproducten worden weergegeven. Deze producten zijn gedefinieerd in Admin > Contracts instellingen > Tabellen > Contract producten.
- Een contractproduct kan van de aanvraag verwijderd worden door het contractproduct in het overzicht te selecteren, en in het pop-up venster op 'Verwijder' te klikken.
- Indien je voor deze aanvraag een contractproduct wilt wijzigen, klik je in het overzicht met contractproducten op het desbetreffende contractproduct.
(5) Enquêtes
- In dit overzicht kun je een enquêtesjabloon koppelen. In de linker kolom worden alle beschikbare enquêtesjablonen getoond, en rechts alle enquêtesjablonen die reeds gekoppeld zijn. Gekoppelde enquêtesjablonen zijn van toepassing voor alle leveranciers/respondenten.
- Selecteer in de linker kolom een of meerdere enquêtesjablonen, en klik op 'Toevoegen'. Om een enquêtesjabloon te ontkoppelen, selecteer je deze in de rechter kolom en klik je op 'Verwijder'.
(6) Verzenden
- In de laatste stap heb je de mogelijkheid om het onderwerp en de inhoud van de e-mail die naar respondenten verzonden worden te bewerken.
De mail die hier standaard getoond wordt, stel je in op de volgende locatie:
Admin>Vendor Rating instellingen>Informatie aanvraag instellingen>Informatie aanvraag e-mailinstellingen. - Indien de e-mail naar wens is opgesteld, klik je rechtsboven in de pagina op 'Verstuur informatie aanvraag'.
De aanvraag is verzonden, en is nu beschikbaar voor alle Supplier Portal gebruikers die geregistreerd staan bij de leveranciers die onderdeel zijn van de aanvraag. Je kunt de status van de aanvraag volgen in het overzicht van informatie aanvragen, de zojuist aangemaakte en verstuurde aanvraag is nu zichtbaar in Vendors>Informatie aanvragen>Verzonden.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.