Het is mogelijk om automatisch audits te laten verzenden om op die manier gemakkelijk verlopen documenten bij je leveranciers op te vragen. We controleren of checklist items verlopen zijn op basis van de einddatum bij het checklist item (Vendors > Leveranciers > Documenten > Checklist items)
Op basis van de ingestelde instellingen worden er automatisch audits aangemaakt en verstuurd naar de leverancier. Wanneer zij de audit weer inleveren verschijnt deze in de status 'Terug van leverancier' in Vendor Rating > Audits. Hier dien je de audits te controleren en middels een workflow goed of af te keuren.
Automatische audits werken op basis van categorie en checklist item. Per categorie en checklist item bepaal je wanneer de audits moeten worden uitgestuurd en naar welke contactpersoon.
Automatische audits instellen
- Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe regel in te stellen. Er verschijnt een lijst met instellingen, alle instellingen behalve de omschrijving moeten worden ingevuld.
Instelling Toelichting Naam De naam van de automatische audit regel. Dit is alleen voor intern gebruik.
Omschrijving De omschrijving van de automatische audit regel. Dit is alleen voor intern gebruik.
Categorieën De categorieën waar deze automatische audit regel voor moet gelden. Alle leveranciers die aan deze categorie zijn gekoppeld ontvangen de automatische audit.
Checklist item De checklist items die je wilt uitvragen in de automatische audit.
Workflow De audit workflow die gekoppeld moet worden aan de automatische audits.
Frequentie Geef de frequentie op van de automatische audits. Om deze periode worden de automatische audits aangemaakt en verzonden. We controleren op dat moment welke checklist items verlopen zijn of binnenkort gaan verlopen (zie Verlopende items)
Verlopende items De marge voor verlopen checklist items. Stel je hier 2 weken in, dan worden alle checklist items die binnen 2 weken verlopen op het moment dat de automatische audits worden, opgevraagd bij de leverancier.
Standaard contacttype De audit wordt verstuurd naar een contactpersoon van de leverancier met dit contact type.
Notificatie e-mail De uitnodiging e-mail die naar de leverancier wordt verstuurd. Je kiest hier een e-mailsjabloon dat ingesteld staat in Admin > Vendor Rating instellingen > Audit default instellingen > Audit e-mail instellingen.
Signaalgebruiker De signaalgebruiker van de audit. Dit is een interne gebruiker die notificaties ontvangt wanneer een leverancier de audit heeft ingeleverd.
Actief Hiermee bepaal je of deze automatische audit regel actief is. Alleen als dit is aangevinkt worden de automatische audits aangemaakt.
Volgende datum Je kunt hier een specifieke datum instellen voor het volgende moment dat de automatische audits worden aangemaakt. Je kunt hier het eerstvolgende moment van verzenden specifiek maken.
- Klik op 'Toevoegen' om de regel te registreren.