Onderstaande artikel heeft betrekking op Source to Contract (S2C) voor de volgende applicaties/module(s):
Vendor Management
Contract Management
Met Checklist items kan je per leverancier vastleggen aan welke documentatie eisen de leverancier moet voldoen. Denk hierbij aan bijv. ISO Certificaten, NDA verklaringen, etc. In Admin kunnen de checklist items worden ingesteld zodat bij het opvoeren van nieuwe leveranciers de actieve checklist items worden overgenomen. Een checklist item heeft een verloopdatum. Wanneer de datum van een checklist item verloopt wordt dit zichtbaar in Vendors. Zo kun je gemakkelijk zien welke documenten vernieuwd moeten worden, of niet langer geldig zijn.
Wanneer een document aan vernieuwing toe is, of wanneer je een nieuw document wilt opvragen kun je dat doen via Audits in Vendor Rating. Wanneer je een checklist item aan een audit koppelt en deze naar je leverancier verstuurt, hebben zij de mogelijkheid om een nieuw document voor dit checklist item aan te leveren. Bij goedkeuring van de audit, zal het document bij het checklist item van de leverancier in Vendors worden toegevoegd.
Op deze pagina worden alle huidig ingestelde checklist items weergegeven, inclusief alle bijbehorende data en informatie. Ook is het mogelijk om hier bestaande checklist items aan te passen of te verwijderen en nieuwe checklist items aan te maken. Alle velden in dit overzicht staan in de onderstaande tabel nog eens toegelicht.
| Instelling | Toelichting |
| Volgorde | Bepaald de plaats van dit checklist item in de lijst binnen Admin. |
| Naam | De naam van het checklist item. |
| Actief |
Bepaalt of het checklist item actief is. Actieve checklist items worden standaard bij elke nieuwe leverancier toegevoegd. |
| Informatie nodig | Ten behoeve van een interne notitie. Hier wordt verder niet op gecontroleerd. |
| Omschrijving | De omschrijving van het checklist item. |
| Registratienummer |
Het registratienummer van het checklist item. Dit is voor eigen administratie, en zelf te bepalen. |
| Bestand | Hier staat de bestandsnaam van evt. bijgevoegde bijlages, die beschikbaar zullen zijn in de supplierportal om te downloaden. (zie Upload, hieronder) |
| Uitleg voor leverancier | De tekst die de leverancier bij de uitvraag van het checklist item te zien krijgt. |
| Einddatum noodzakelijk | Bepaalt of de leverancier verplicht een einddatum moet invullen bij het geüploade document in het Supplier Portal. |
| Automatisch toevoegen bij leverancier in categorie |
Geef aan bij welke leveranciers met de geselecteerde categorie dit checklist item standaard toegevoegd moet worden tijdens het aanmaken van de leverancier. Indien hier geen selectie wordt gemaakt, en het checklist item staat wel op actief, wordt deze standaard aan alle nieuwe leveranciers toegevoegd. |
| Document in bestaande checklist items van dit type overschrijven | Selecteer deze optie om één document in de checklist te bewaren. Bij een nieuw document wordt het oude verwijderd. Dit is nuttig voor certificaten met een einddatum die vernieuwd worden. |
| Beschikbaar bij informatie aanvraag creatie in supplier portal |
Selecteer deze optie om dit checklist item beschikbaar te maken voor selectie tijdens het aanmaken van informatie aanvragen door leveranciers. Let op: een checklist item is alleen zichtbaar voor selectie als het al bij de leverancier is toegevoegd. |
| Indien dit checklist item onderdeel is van een informatie aanvraag, is de leverancier verplicht een bijlage te uploaden bij het checklist item. | |
| Upload | De bijlage van het checklist item. Bijvoorbeeld een sjabloon dat door de leverancier gedownload, ingevuld en geüpload kan worden. |
Details verversen
Via de knop 'Details verversen' kun je de huidige tekst in de velden 'Omschrijving' en 'Uitleg voor leverancier' bijwerken bij alle checklist items die toegevoegd zijn bij de leveranciers in de Vendors module.