In VendorLink is het mogelijk om notificaties voor contracten in te stellen. Deze notificaties zijn een essentiële functionaliteit van Contracts, en Dit zijn meldingen die de contractbeheerder of contracteigenaar krijgt op basis van een bepaalde actie bij een contract. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een melding dat een contract over drie maanden afloopt.
Er zijn twee manieren om een contractnotificatie in te stellen; een algemene contractnotificatie die geldt voor alle contracten, en handmatige contractnotificaties per contract.
We gaan eerst aan de slag met de algemene contractnotificaties, een notificatie voor het einde van een contract in dit geval.
Hiervoor heb je toegang nodig tot het de 'Admin' sectie van je VendorLink omgeving.
Een 'end of contract' notificatie instellen
- Navigeer naar Admin > Contracts instellingen > Contractnotificaties > Instellingen.
- Onder de kop 'Notificaties' zie je een tabel met daarin alle bestaande contractnotificaties. Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe notificatie in te stellen.
- Er opent een pop-up venster met een formulier. In deze velden stel je de instellingen voor de notificatie in. Kies bij 'Notificatiemoment' voor 'End of contract'.
- Vul alle velden in. Lees hier meer over de betekenis van elk veld.
- De ingevulde notificatieperiode geldt vanaf het opzegdatum van het contract, indien deze is ingevuld. Zo niet, dan geldt de einddatum van het contract als basis voor de notificatie.
Voorbeeld:
Is de notificatietermijn 3 maanden en de opzegdatum 01-05-2019, zal de notificatie 01-02-2019 verstuurd worden.
- Klik op 'Voeg toe'.
* Als de notificatie actief is wordt deze naar een vooraf ingesteld contractbeheerder of contracteigenaar
gestuurd. De contractbeheerder of contracteigenaar waarnaar deze wordt gestuurd kan worden
aangepast maar als dit wordt gedaan in een periode van 12 maanden voor het einde van het contract,
hou rekening met het opzegtermijn, wordt de notificatie alsnog naar de eerst ingestelde
contractbeheerder of contracteigenaar gestuurd.
Deze contract notificaties gelden voor alle contracten. Het kan ook nodig zijn om notificaties per contract in te stellen, dit doen we als volgt.
Een contractspecifieke notificatie instellen
- Navigeer naar Contracts > Contracten > Selecteer contract > Details > Notificaties en notities.
- Onder de kop 'Notificaties' zie je een overzicht van de contractspecifieke notificaties van het geselecteerde contract. Klik op 'Voeg notificatie toe'.
- Er opent een pop-up venster met een aantal velden. Vul een onderwerp, omschrijving en datum in. De persoon die de notificatie aanmaakt krijgt altijd zelf de notificatie, geef aan of de contractbeheerder ook deze notificatie moet ontvangen.
- Klik op 'Voeg toe'.