BTW mappings
1. Doel van BTW mappings
Met BTW mappings koppel je een BTW-code aan een BTW-groep, land van herkomst, factuurtype en percentage. Dit zorgt ervoor dat facturen bij het exporteren naar het ERP altijd de juiste BTW-code meekrijgen.
Tijdens de factuurverwerking zoekt ISPnext automatisch de bijpassende mapping op en vult de BTW-code in. Zo wordt handmatige correctie voorkomen en sluit de factuurexport naadloos aan op de ERP-configuratie.
2. Toegang en rechten
De menuoptie BTW mappings is uitsluitend zichtbaar voor gebruikers met de permissie invoice:can_edit_vat_mappings. Zonder deze permissie is het menu niet beschikbaar.
Neem contact op met de applicatiebeheerder om deze permissie aan te vragen of toe te wijzen. De permissie kan zowel generiek als bedrijfsspecifiek worden ingesteld.
2.1 Navigatie
Ga naar: Setup → AP Automation → BTW mappings
3. Functionaliteitsoverzicht
3.1 Het BTW mappings overzicht
Het overzicht toont alle bestaande BTW mappings. De volgende kolommen zijn beschikbaar:
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Status | Geeft aan of de mapping actief is |
| Gewicht | De prioriteit van de mapping; een hogere waarde betekent een hogere prioriteit |
| Bedrijf | Het bedrijf waarvoor de mapping geldt (leeg = geldig voor alle bedrijven) |
| BTW-groep | De BTW-groep waarop de mapping van toepassing is |
| Land van herkomst | Het land van waaruit de goederen of diensten worden geleverd |
| Factuurtype | Het type factuur waarop de mapping van toepassing is: Irrelevant, Kostenfacturen of Inkooporderfacturen |
| Percentage | Het BTW-percentage waarop de mapping van toepassing is |
| BTW Verlegd | Geeft aan of BTW verlegd van toepassing is: Ja, Nee of Irrelevant |
| BTW code | De BTW-code die wordt toegepast bij de factuurverwerking |
Klik op een rij om de detailpagina te openen.
De waarden in de velden BTW-groep en BTW code zijn vrij in te vullen, maar moeten overeenkomen met de BTW-groepen en BTW-codes die al in de applicatie zijn ingesteld. Bij een onjuiste waarde werkt de mapping niet.
4. Een BTW mapping aanmaken
4.1 Navigatie
Ga naar: Setup → AP Automation → BTW mappings
4.2 Stappen
1. Open het formulier
Klik op de knop + Toevoegen onderin het overzicht.
2. Vul de velden in
- Bedrijf - voer de bedrijfscode in of laat leeg om de mapping voor alle bedrijven te laten gelden.
- BTW-groep - voer de BTW-groep in. Deze moet overeenkomen met een bestaande BTW-groep in de applicatie.
- Land van herkomst - voer het land van herkomst in of laat leeg als de mapping voor alle landen geldt.
- Factuurtype - selecteer het factuurtype: Irrelevant, Kostenfacturen of Inkooporderfacturen.
- Percentage - voer het BTW-percentage in (bijv.
21of9). - BTW Verlegd - selecteer Ja, Nee of Irrelevant.
- BTW code - voer de BTW-code in. Deze moet overeenkomen met een bestaande BTW-code in de applicatie.
- Gewicht - voer een gewicht in om de prioriteit van de mapping te bepalen. Een hogere waarde heeft voorrang.
3. Sla op
Klik op Opslaan. De nieuwe mapping is direct actief bij de eerstvolgende factuurverwerking.
5. Een BTW mapping bewerken of deactiveren
5.1 Bewerken
Klik in het overzicht op de desbetreffende rij. Pas de gewenste velden aan op de detailpagina en klik op Opslaan. Elke wijziging wordt automatisch vastgelegd in de auditlog, inclusief wie de wijziging heeft aangebracht en wanneer.
5.2 Deactiveren
Om een mapping tijdelijk buiten gebruik te stellen zonder deze te verwijderen:
- Klik op de rij in het overzicht.
- Zet de schakelaar Status op inactief.
- Klik op Opslaan.
De mapping blijft zichtbaar in het overzicht maar wordt niet meer toegepast tijdens de factuurverwerking.
5.3 Bulkacties
Via het overzicht kun je meerdere mappings tegelijk activeren of deactiveren. Selecteer de gewenste rijen via de checkboxen en gebruik de knop Acties.
6. Importeren en exporteren via Excel
Voor het bulksgewijs beheren van BTW mappings zijn import- en exportfuncties beschikbaar via de werkbalk bovenin het overzicht.
6.1 Exporteren
Ga naar: Setup → AP Automation → BTW mappings
Twee exportopties zijn beschikbaar:
- Exporteer naar Excel - exporteert het overzicht als leesbaar Excel-bestand.
- Download in importformaat - downloadt een
.xlsx-bestand in het importformaat. Gebruik dit bestand als sjabloon voor een nieuwe import.
6.2 Importeren
1. Bereid het bestand voor
Pas het bestand dat je hebt gedownload via Download in importformaat aan of vul het in met de nieuwe mappings. Houd de kolomvolgorde en naamgeving intact.
2. Upload het bestand
Klik op Upload en selecteer het .xlsx-bestand.
3. Bevestig de upload
ISPnext verwerkt het bestand en toont een samenvatting van aangemaakte en bijgewerkte mappings.
Gebruik altijd het bestand van Download in importformaat als sjabloon. Een bestand dat is geëxporteerd via Exporteer naar Excel is niet geschikt als importbestand.
7. Best practices
- Gebruik Download in importformaat als je een groot aantal mappings tegelijk wilt aanmaken of wijzigen.
- Controleer altijd of de ingevulde BTW-groep en BTW-code overeenkomen met bestaande waarden in de applicatie, anders werkt de mapping niet.
- Gebruik het gewicht om de prioriteit tussen mappings te bepalen wanneer meerdere mappings op dezelfde factuur van toepassing kunnen zijn.
- Deactiveer een mapping in plaats van verwijderen, zodat de historie zichtbaar blijft.
- Controleer na een import of alle mappings correct zijn aangemaakt via het overzicht.
8. Samenvatting
- BTW mappings bepalen welke BTW-code wordt toegepast op basis van BTW-groep, land van herkomst, factuurtype, percentage en BTW Verlegd.
- Mappings zijn klantbeheerbaar via de permissie
invoice:can_edit_vat_mappings. - Het gewicht bepaalt de prioriteit wanneer meerdere mappings van toepassing zijn.
- Beheer is mogelijk via het overzicht (toevoegen, bewerken, deactiveren) en via Excel-import voor bulkwijzigingen.
- Elke wijziging wordt bijgehouden in de auditlog.