Source to Contract (S2C)

Algemeen

• Er zijn diverse tekstcorrecties doorgevoerd.
• Er zijn diverse vertaalcorrecties doorgevoerd.
• Er zijn diverse lay-outcorrecties doorgevoerd.
• Er zijn diverse performance-verbeteringen doorgevoerd.

Nieuw

Procurement Value Management - kostenbesparingen automatisch koppelen aan prijsmutaties

Bij het registreren van een prijsmutatie kan nu direct worden aangegeven of er ook een cost avoidance is gerealiseerd. Aan het einde van het invoerformulier verschijnt een optionele sectie met velden voor het type beweging, de oorspronkelijke waarde, de overeengekomen waarde en het berekende monetaire effect. Na het opslaan worden zowel de prijsmutatie als de cost avoidance als afzonderlijke resultaten aangemaakt en zijn beide individueel te bewerken.

Deze aanpassing vermindert dubbele invoer bij situaties waarbij een prijsonderhandeling tegelijk leidt tot een besparing, en zorgt voor een volledigere en consistentere vastlegging van procurement-resultaten in de waarderapportage.

Budget Management - waarschuwing bij opslaan buiten geautoriseerd bereik

Wanneer een budgetbeheerder een wijziging opslaat waardoor het budget buiten zijn eigen autorisatiebereik valt (bijvoorbeeld door het aanpassen van dimensies), toont het systeem een bevestigingsmelding. De gebruiker wordt vooraf geïnformeerd dat het budget na opslaan niet meer zichtbaar is op basis van de geldende autorisatieregels.

Deze aanpassing voorkomt onbedoeld verlies van zichtbaarheid op budgetten door de gebruiker bewust te maken van de gevolgen van een wijziging voordat deze definitief wordt opgeslagen.

Laatste inlogdatum gebruiker betrouwbaarder

De weergave van de laatste inlogdatum van een gebruiker in het gebruikersoverzicht en de gebruikersdetails is verbeterd. De datum wordt nu opgehaald uit de meest betrouwbare bron, waardoor de weergave consistent is op beide locaties.

Contracts

Nieuw

nextAI - T&C-vergelijking - verbeterde analysenauwkeurigheid

De analyse van algemene voorwaarden via nextAI is verbeterd op het gebied van conclusies. Situaties waarbij een gevonden waarde als negatief werd beoordeeld terwijl deze overeenkwam met of gunstiger was dan de standaardvoorwaarde, worden nu correct als positief of overeenkomstig beoordeeld.

Deze aanpassing verhoogt de betrouwbaarheid van de T&C-analyse en vermindert het aantal onjuiste conclusies bij het vergelijken van contractvoorwaarden.

Query - contractwaardebeheertabel beschikbaar

De contractwaardebeheertabel (contractwaardebeheer) uit de contractdetails is nu beschikbaar in de Query-functionaliteit. Dit maakt het mogelijk om deze tabel te combineren met andere tabellen voor het opstellen van aangepaste rapportages.

Workflows V1 - verplichte gebruiker zichtbaar en aanpasbaar

In de V1-workflows is nu zichtbaar welke gebruikers als verplicht zijn ingesteld in een workflowstap. Wanneer een gebruiker wordt toegevoegd aan een stap voordat de workflow wordt gestart, kan worden ingesteld of deze als verplicht geldt. Dit geldt ook bij workflows in de Supplier Data Portal en informatieverzoeken.

Taakmeldingstermijnen configureerbaar

De standaard meldingstermijnen voor taken zijn nu configureerbaar via de beheerdersomgeving. De ingestelde standaardwaarden worden vooraf ingevuld bij het aanmaken van nieuwe taken en herhalende taken op alle locaties waar taken kunnen worden aangemaakt (Vendors, Contracts, Tasks).

Vendors

Nieuw

Bankrekeningen importeren - kolom voor standaard bankrekening

Het importbestand voor bankrekeningen bevat nu een kolom waarmee kan worden aangegeven of een bankrekening de standaardrekening is van de leverancier. Dit sluit aan op de eerder uitgerolde mogelijkheid om de standaard bankrekening in te stellen via de Vendors API.

Surepay-verificatieknop verwijderd uit Supplier Portal

De knop voor Surepay-verificatie van bankrekeningnummers was ook zichtbaar in de Supplier Portal en Supplier Data Portal, terwijl deze functionaliteit uitsluitend bedoeld is voor intern gebruik. De knop is verwijderd uit de portalen.

Spend & Analitics

Nieuw

Analytics - verbeterde navigatie met breadcrumb-stijl paginatitel

In de Analytics-subpagina's (met filterblokvakken, KPI-kaarten en grafieken) is een breadcrumb-stijl paginatitel toegevoegd die toont op welke pagina de gebruiker zich bevindt. Dit is met name nuttig wanneer het verticale navigatiemenu is ingeklapt.

Analytics - verbeteringen aan filterblokvakken, KPI-kaarten en grafiekselectie

Naar aanleiding van een review van de initiële implementatie zijn diverse verbeteringen doorgevoerd in de Analytics-module: het filterblokmenu, de klikbare KPI/big number-kaarten en de grafiekselectiefilters zijn aangepast voor een consistentere en gebruiksvriendelijkere werking voordat deze worden uitgerold naar alle overzichten.

Analytics - filter openstaande facturen beschikbaar

In de Analytics-module is een filterblokvak beschikbaar voor de pagina "Openstaande facturen" onder AP Automation, waarmee gebruikers de weergave kunnen filteren op relevante criteria.

Procure to Pay (P2P)

Algemeen

• Er zijn diverse tekstcorrecties doorgevoerd.
• Er zijn diverse vertaalcorrecties doorgevoerd.
• Er zijn diverse performance-verbeteringen doorgevoerd.

Nieuw

Leveranciersherkenning op basis van naam en adres

Bij het verwerken van facturen waarbij het systeem geen leverancier kan koppelen via het BTW-nummer of KvK-nummer, zoekt het systeem nu ook op naam en adres van de leverancier. Wanneer een betrouwbare match wordt gevonden, wordt de leverancier automatisch gekoppeld zonder handmatige tussenkomst.

Deze aanpassing verhoogt het herkenningspercentage bij factuurverwerking en vermindert het aantal facturen dat handmatig van een leverancier moet worden voorzien.

POST API-endpoint voor het indienen van facturen door externe systemen

Externe systemen kunnen nu facturen indienen via een nieuw POST API-endpoint. Het endpoint accepteert factuurbestanden en basismetadata, en plaatst de factuur direct in de verwerkingswachtrij van het platform. Daarnaast ondersteunt het endpoint ook het indienen van e-facturen in gestandaardiseerde formaten.

Deze aanpassing maakt het mogelijk om factuurindiening te automatiseren vanuit externe systemen, zonder handmatige upload via de interface.

AP Automation

Nieuw

AI-disclaimer voor medewerkers bij factuurverwerking

Medewerkers die facturen verwerken met behulp van nextAI zien voortaan een duidelijke disclaimermelding die aangeeft dat de weergegeven gegevens zijn gegenereerd door AI en altijd gecontroleerd dienen te worden voordat deze worden bevestigd.

Deze aanpassing verhoogt de bewustwording rondom AI-gegenereerde data bij factuurverwerking en sluit aan op richtlijnen voor verantwoord gebruik van AI-toepassingen.

nextAI - maximale bestandsgrootte voor factuurverwerking

Er is een maximale bestandsgrootte ingesteld voor facturen die via nextAI worden verwerkt. Bestanden die de ingestelde limiet overschrijden worden niet meer aangeboden aan de AI-verwerking en de gebruiker ontvangt een duidelijke melding.

Deze aanpassing voorkomt verwerkingsfouten en time-outs bij zeer grote factuurbestanden en zorgt voor een stabielere verwerking.

Workflow-actie voor het versturen van e-mailnotificaties

In de workflowconfiguratie is een nieuwe actie beschikbaar waarmee automatisch een e-mailnotificatie kan worden verstuurd op basis van een workflowstap of -gebeurtenis. De actie kan worden geconfigureerd met een e-mailtemplate en ontvangerscriteria.

Deze aanpassing maakt het mogelijk om stakeholders automatisch op de hoogte te stellen van relevante stappen in het factuurverwerkingsproces, zonder handmatige communicatie.

Bedrijfsspecifieke e-mailtemplate voor het versturen van inkooporders

Bij het versturen van een inkooporder via e-mail kan nu per bedrijf een eigen e-mailtemplate worden ingesteld. De template bepaalt de inhoud en opmaak van de e-mail die naar de leverancier wordt gestuurd bij het plaatsen van een order.

Deze aanpassing maakt het mogelijk om de communicatie bij orderplaatsing af te stemmen op de huisstijl en taal van elk bedrijf binnen de organisatie.

nextAI Quote Capture - offerte-analyse verbeteren na verwerking

Gebruikers kunnen na de initiële verwerking van een offerte via nextAI Quote Capture de resultaten nu direct beoordelen en corrigeren via een "review en verbeter"-interface. Herkende regels kunnen worden bevestigd, aangepast of verwijderd voordat het inkoopverzoek definitief wordt aangemaakt.

Deze aanpassing geeft gebruikers meer controle over de kwaliteit van AI-herkende offertedata en vermindert fouten in automatisch aangemaakte inkoopverzoeken.

Procurement

Nieuw

Order Confirmations

Inkooporders kunnen nu worden voorzien van een leveranciersbevestiging rechtstreeks vanuit het platform. Via een nieuw overzicht zijn alle orderbevestigingen per inkooporder inzichtelijk. Per orderregel kan de bevestigde hoeveelheid, prijs en leverdatum worden vastgelegd en vergeleken met de oorspronkelijke bestelling. Dit is de eerste fase van de Order Confirmations-functionaliteit.

Deze aanpassing maakt het mogelijk om leveranciersbevestigingen centraal vast te leggen en direct te vergelijken met de oorspronkelijke inkooporder, wat de controle op leveringsafspraken verbetert.

"Supplier e-mail" duidelijker gelabeld in winkelwagen, inkoopverzoek en inkooporder

Het e-mailadresveld dat betrekking heeft op de leverancier is in de winkelwagen, het inkoopverzoek en de inkooporder hernoemd van "e-mail" naar "Supplier e-mail". Dit onderscheidt het veld duidelijker van andere e-mailgerelateerde velden.

Deze aanpassing vermindert verwarring bij gebruikers die meerdere e-mailadressen beheren in een inkoopproces en maakt duidelijk welk adres aan de leverancier is gekoppeld.

Catalogus zichtbaar op inkoopverzoek

Wanneer een artikel op een inkoopverzoek is gekoppeld aan een catalogus, wordt de bijbehorende catalogusnaam nu weergegeven op het inkoopverzoek. Dit geeft gebruikers direct inzicht in de inkoopbron van het artikel.

Deze aanpassing verbetert de traceerbaarheid van catalogusartikelen in het inkoopproces en maakt het eenvoudiger om te controleren of de juiste inkoopbron is gebruikt.

Verplichte start- en einddatum op productpagina

Op de productpagina in het artikelbeheer kunnen start- en einddatums nu worden ingesteld als verplichte velden. Producten buiten de ingestelde geldigheidsperiode zijn niet meer beschikbaar voor selectie in inkoopverzoeken.

Deze aanpassing voorkomt dat verlopen of nog niet actieve artikelen per ongeluk worden besteld en verbetert de controle over de beschikbaarheid van het productaanbod.