nextAI - Invoice Line Capture

nextAI - Invoice Line Capture ondersteunt de automatische verwerking van factuurregels binnen AP Automation.

Waar nextAI - Invoice Header Capture zich richt op de kopgegevens van een factuur, zorgt Invoice Line Capture voor het herkennen, interpreteren en structureren van de afzonderlijke factuurregels.
Met nextAI - Invoice Line Capture worden regels zoals artikelen, omschrijvingen, aantallen, prijzen en kosten automatisch herkend en verwerkt. Dit verhoogt de factuurautomatisering en zorgt voor minder handmatige acties en er wordt al een extra controle toegepast.

Wanneer gebruik je het?

Invoice Line Capture wordt toegepast bij het verwerken van facturen waarbij detailinformatie op regelniveau belangrijk is.

Typische situaties:

• Verwerking van facturen met meerdere regels (bijvoorbeeld inkooporder of kostenfacturen)
• Automatisch coderen van factuurregels
• Verwerken van facturen met meerdere BTW-tarieven
• Facturen met additionele kosten zoals transport, verpakking of toeslagen
• Situaties waarin inzicht nodig is in kostenverdeling per regel

Hoe werkt het?

Stap 1: Factuur aanleveren
Een PDF-factuur wordt verwerkt binnen AP Automation. nextAI analyseert het document en herkent zowel kop- als regelgegevens.

Stap 2: Invoice Line Capture uitvoeren
nextAI identificeert, naast de factuurkopgegevens, de afzonderlijke factuurregels en herkent onder andere:

• Regelomschrijvingen
• Artikelnummers
• Aantallen
• Prijzen
• BTW-percentages
• Additionele kosten
• Referenties zoals ordernummers

Stap 3: Structureren en coderen
De herkende regels worden automatisch omgezet naar gestructureerde data en gekoppeld aan de juiste velden in AP Automation. Dit ondersteunt automatische matching en verdere verwerking.

Stap 4: Controleren en verfijnen
De herkende regels kunnen worden gecontroleerd en waar nodig aangepast. Via de 'Feedback' knop en prompts kan de herkenning verder worden verbeterd voor toekomstige facturen.

Praktische tips

• Gebruik eigen prompts om specifieke regelstructuren of uitzonderingen te verbeteren
• Controleer nieuwe of afwijkende factuurlay-outs extra zorgvuldig bij eerste verwerking
• Pas Invoice Line Capture toe in combinatie met Invoice Header Capture voor maximale automatisering

Veelgemaakte fouten

• Verwachten dat alle regelstructuren direct volledig automatisch worden herkend zonder controle
• Onvolledige facturen of onvolledige orders voor het matchen van de facturen met de orders. Denk daarbij aan artikelnummers die niet op de order staan, of missende informatie op de factuur voor het correct kunnen matchen van de order op factuur zonder aannames te doen.
• Geen gebruik maken van eigen prompts bij terugkerende afwijkingen

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen Invoice Header Capture en Invoice Line Capture?
Invoice Header Capture richt zich op algemene factuurgegevens zoals factuurnummer en leverancier. Invoice Line Capture verwerkt de detailregels van de factuur.

Is Invoice Line Capture altijd volledig automatisch?
Invoice Line Capture automatiseert het grootste deel van het proces, maar controle en eventuele correctie blijven belangrijk bij uitzonderingen.

Kan Invoice Line Capture worden aangepast?
Ja, via prompts en feedback kan de herkenning worden verfijnd en afgestemd op specifieke leveranciers of factuurtypes.