Wat is nextAI - Invoice Header Capture?
Invoice Header Capture is een nextAI-functionaliteit binnen AP Automation voor het automatisch herkennen van gegevens op PDF-facturen. Met Invoice Header Capture worden belangrijke kopgegevens uit facturen herkend zonder gebruik van vaste templates. Hierdoor kunnen facturen met verschillende lay-outs sneller en consistenter worden verwerkt.
Binnen Invoice Header Capture is het mogelijk om gebruik te maken van een feedbackknop, hiermee kun je je eigen prompts doorvoeren voor leverancierspecifieke aanpassingen op de herkenning.
De functionaliteit is ontwikkeld om handmatige invoer te beperken en de verwerking van inkomende facturen te vereenvoudigen.
Wanneer gebruik je het?
Invoice Header Capture wordt gebruikt bij de verwerking van PDF-facturen binnen AP Automation wanneer nextAI is geactiveerd. Typische toepassingen:
- Leveranciers die geen XML-factuur sturen
- Veel betere herkenning dan OCR-oplossingen (zoals SmartScan)
- Situaties waarin standaard kopvelden automatisch moeten worden herkend, zoals factuurnummer, factuurdatum en totaalbedrag.
Elektronische facturen (zoals XML-facturen) vallen buiten de werking van nextAI en worden direct verwerkt door AP Automation.
Hoe werkt het?
Stap 1: nextAI activeren*
NextAI is al actief in omgevingen die recent zijn opgeleverd, deze stap hoeft alleen uitgevoerd te worden voor omgevingen die nu nog SmartScan gebruiken.
Zodra nextAI actief is, wordt SmartScan niet meer gebruikt en worden bestaande templates niet toegepast.
Stap 2: Factuur aanleveren
De PDF-factuur wordt zoals gebruikelijk aangeleverd via de 'classificatie-inbox'; de gekoppelde mailbox(en) die voor AP Automation al is ingesteld.
NextAI analyseert het volledige document in één stap.
Stap 3: Bedrijfsadministratie bepalen
De juiste bedrijfsadministratie moet vooraf herkenbaar zijn, dit kan gekoppeld worden aan het emailadres waarop de facturen worden ontvangen of dit kan herkend worden op de factuur op basis van de aanhef.
Hiervoor dienen de 'Bedrijf zoektermen' door de beheerder ingericht te zijn in de applicatie.
Stap 4: Automatische Invoice Header Capture
NextAI herkent automatisch de belangrijkste kopvelden, waaronder:
- Leverancier (op basis van IBAN-nummer, BTW-nummer, KvK-nummer)
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Bedragen en BTW-informatie
- Koptekst
Invoice Header Capture is na activatie voorzien van standaard inrichting en vereist geen aanvullende configuratie voordat deze in gebruik genomen kan worden.
Stap 5: Controleren en verwerken
De herkende kopgegevens worden getoond ter controle en kunnen daarna worden verwerkt in het verdere factuurproces. Indien nodig kan er via een 'feedback' knop een aanpassing gedaan worden op de AI-herkenning door middel van eigen prompts.
Praktische tips
- Zorg voor goed leesbare PDF-facturen voor optimale herkenning. Bij voorkeur door een systeem gemaakt. Neem anders contact op met de leverancier.
- Controleer bij nieuwe leveranciers of afwijkende factuurlay-outs altijd de herkende kopgegevens.
Veelgestelde vragen
Mijn ordernummer wordt niet goed herkend op verwerkte facturen, wat doe ik hieraan?
Controleer de 'Bedrijfsinstellingen' of de PO-regex instellingen zijn opgegeven, en voldoen aan de ordernummer reeks. Indien hier nog geen waardes zijn opgegeven, zorg dat deze worden ingevuld.
Hier kan, voor assistentie, eventueel via ISPnext Support een ticket voor worden ingediend.
Als er al regex-waardes zijn opgegeven, controleer deze dan op validiteit door een valideringstool te gebruiken, bijvoorbeeld: https://regex101.com/
Wat zijn voorbeelden van goede prompts voor aangepaste bewerking?
- "Gebruik de beschrijving van de eerste regel als factuuromschrijving."
- "Als het woord 'reverse charge' voorkomt, stel BTW in op verlegd."
- "Combineer kolom 'Omschrijving' en kolom 'Artikelnummer' tot één regelomschrijving."
- "Herken het ordernummer alleen als deze begint met 'PO' gevolgd door cijfers."
- "Voeg kosten met de tekst 'freight' toe als verzendkosten."
- "Vertaal Duitse omschrijvingen naar Engels voordat deze worden verwerkt."
Wat zijn voorbeelden van slechte prompts?
- "Herken de factuur beter."
- "Gebruik de juiste waarden."
- "Pak alles correct op."
- "Controleer de BTW."
- "Doe hetzelfde als bij andere facturen."
Worden Word- of Excel-facturen ondersteund?
Nee, voor AP Automation ondersteunt nextAI uitsluitend PDF-facturen. Het gebruik van Word- en Excel-bijlagen wordt niet ondersteund.
Kan SmartScan samen met nextAI worden gebruikt?
Nee, zodra nextAI actief is, wordt SmartScan niet meer gebruikt en zijn templates niet van toepassing.
Wat zijn de verschillen tussen SmartScan en nextAI?
SmartScan is template-gedreven en vraagt meer inrichting per lay-out/leverancier.
NextAI richt zich op AI-gedreven herkenning via prompts, zonder gebruik van templates en biedt meer flexibiliteit bij wisselende documentstructuren, met als resultaat ±20% hogere herkenningsnauwkeurigheid, een nieuwe werkwijze en geen handmatig onderhoud van templates.
Ook is nextAI in staat om te werken met meervoudige BTW-herkenning en multi-format facturen, denk hierbij aan andere valuta of talen per leverancier.
Is Invoice Line Capture beschikbaar binnen nextAI?
Ja, Invoice Line Capture is beschikbaar*.
Indien deze functionaliteit in gebruik genomen moet worden, kan hiervoor een configuratiewijzigingsverzoek aangemaakt worden in het Helpcenter.