Uitgebreide verbeteringen binnen Procurement Value Management voor rollen, doelen, workflows en inzicht

Binnen Procurement Value Management zijn meerdere verbeteringen doorgevoerd die samen zorgen voor meer duidelijkheid, beter inzicht in voortgang en een flexibeler workflowproces.

Gebruikersrollen binnen Procurement Value Management zijn hernoemd zodat ze eenduidig aansluiten op de module, inclusief consistente benaming in de rollenmatrix en bijbehorende navigatie.
Dit draagt bij aan duidelijkere autorisaties en herkenbaarheid voor gebruikers.

De weergave van doelen is uitgebreid met extra inzicht in voortgang ten opzichte van de looptijd.
In de doelkaart wordt nu zichtbaar hoe de gerealiseerde impact zich verhoudt tot de vereiste voortgang om het doel binnen de gestelde periode te behalen, waarbij zowel goedgekeurde als lopende resultaten worden meegenomen.
Daarnaast is in de doeldetails een extra grafiek toegevoegd die resultaten per periode afzet tegen een lineaire doelstelling over de volledige looptijd. Hiermee wordt in één oogopslag duidelijk of de realisatie voorloopt of achterblijft, zonder onderscheid naar impacttypes maar met duidelijke scheiding tussen lopende en goedgekeurde resultaten.

Inzicht in activiteiten binnen Procurement Value Management is verbeterd.
In het overzicht is nu een activiteitensectie beschikbaar met een doorlopende tijdlijn van relevante acties, zoals geregistreerde resultaten, workflowgoedkeuringen en -afwijzingen, afronding van workflows en het behalen van doelbedragen. Activiteiten zijn voorzien van datum, relatieve tijdsaanduiding en een directe navigatie naar de bijbehorende context, met ondersteuning voor oneindig scrollen.

Het autorisatiemodel is verfijnd voor gebruikers met uitsluitend een lees-rol.
Deze gebruikers hebben nu volledig inzicht in alle actieve en gearchiveerde events en kunnen workflowacties uitvoeren wanneer zij onderdeel zijn van een workflow, terwijl bewerken van eventgegevens, resultaten, documenten en notities is uitgesloten. Het resultatenrapport bevat gegevens van alle events en het overzicht is aangepast zodat altijd wordt genavigeerd naar alle events.

In de instellingen van Procurement Value Management is de teamstructuur nu ook visueel inzichtelijk gemaakt. Onder de bestaande tabel wordt een grafische weergave getoond waarin de hiërarchie van teams en individuele gebruikers zichtbaar is, zodat de inrichting sneller kan worden gecontroleerd en begrepen.

Workflows zijn functioneel uitgebreid met mogelijkheid om advies te vragen in een actieve workflowstap.
Vanuit een workflowstap kan een adviesverzoek worden gestart waarbij één of meerdere gebruikers worden betrokken. Tijdens een actief adviesverzoek zijn goedkeurings- en afwijsacties tijdelijk uitgeschakeld en wordt de communicatie vastgelegd, inclusief notificaties en registratie in de bewerkingslog. Na beantwoording of annulering wordt de workflowstap hervat.

Daarnaast is de instelling voor alleen-lezen workflowstappen nu actief.
Wanneer deze optie is ingeschakeld, zijn alle bewerkingen, toevoegingen en verwijderingen binnen het event geblokkeerd en blijven uitsluitend workflowacties beschikbaar, zowel in de interface als via backendvalidatie.

Deze aanpassingen versterken samen de gebruikservaring van Procurement Value Management door betere voortgangsinzichten, duidelijkere rollen, rijkere workflowfunctionaliteit en meer transparantie in activiteiten en teams.

Uitgebreide verbeteringen binnen Budget Management voor instellingen, inzicht en navigatie

Binnen Budget Management zijn meerdere verbeteringen doorgevoerd die zorgen voor meer flexibiliteit in inrichting, beter inzicht in budgetgegevens en eenvoudigere navigatie naar onderliggende processen.

Er is een nieuw instellingenmenu toegevoegd waarin financiële dimensies centraal kunnen worden beheerd.
In dit menu is het mogelijk om financiële dimensies te activeren of deactiveren, benamingen aan te passen en de volgorde van dimensies te bepalen via slepen en neerzetten. Deze instellingen zijn direct van toepassing op het invoerformulier, het bewerkformulier en de overzichten binnen Budget Management. Ook contracten en leveranciers kunnen nu als financiële dimensie worden gebruikt. Standaard staan alle dimensies actief bij uitrol.

De configuratie van budgetdetails is uitgebreid met twee nieuwe velden: budgettype en budgetcategorie.
Deze opties zijn beheerbaar via aparte tabbladen in de instellingen en maken het mogelijk om budgetten beter te classificeren en voor te bereiden op toekomstige nieuwe autorisatie-uitbreidingen.
De velden verschijnen alleen wanneer er waarden zijn geconfigureerd en kunnen optioneel verplicht worden gesteld bij het aanmaken of bewerken van een budget. Waarden kunnen niet worden verwijderd zolang ze nog worden gebruikt door actieve budgetten. Beide velden zijn beschikbaar in budgetimports, in het budgetoverzicht en voorzien van zoekbare dropdowns en filters.

Inzicht in budgetdetails is verbeterd door navigatie naar onderliggende documenten mogelijk te maken. Vanuit de detailtabellen voor afgeronde facturen, facturen in omloop, harde verplichtingen en zachte verplichtingen kan nu direct worden genavigeerd naar de bijbehorende inkoopaanvraag, inkooporder of factuur in Procurement of AP Automation. De navigatie opent in een nieuw tabblad en toont een duidelijke actieknop per regel. Wanneer de benodigde URL-configuratie ontbreekt, wordt dit zichtbaar gemaakt met een toelichting.

Het budgetoverzicht is uitgebreid met een groot aantal extra kolommen om vollediger inzicht en betere rapportagemogelijkheden te bieden.
Nieuwe kolommen tonen onder andere budgeteigenaren, valuta, btw-inclusie, toegestane overschrijding, beschikbare budgetruimte en bedragen voor facturen, verplichtingen en correcties. Daarnaast zijn meerdere financiële dimensies toegevoegd als kolommen, zoals bedrijven, leveranciers, contracten, kostenplaatsen, projecten en vrije dimensies. Kolommen zijn configureerbaar per gebruiker, inclusief zichtbaarheid en volgorde, en deze instellingen worden per gebruiker bewaard.
Filters zijn afgestemd op het type gegevens en de Excel-export is geactiveerd, waarbij geëxporteerde waarden geschikt blijven voor hergebruik in imports.
Het overzicht voor gearchiveerde budgetten ondersteunt dezelfde functionaliteit.

Deze aanpassingen maken Budget Management flexibeler in configuratie, rijker in inzicht en efficiënter in dagelijks gebruik, zowel voor beheer als voor analyse en vervolgverwerking.

Statusbalk toegevoegd aan alle vernieuwde tabellen en standaard ingeschakeld voor nieuwe tabellen

In alle vernieuwde tabellen zonder paginering is nu een statusbalk toegevoegd. De statusbalk toont standaard het totaal- en gefilterd aantal rijen, het aantal geselecteerde rijen en aggregaties op kolommen. Deze functionaliteit is direct beschikbaar in alle bestaande overzichten die gebruikmaken van de vernieuwde tabellen en wordt voortaan standaard toegepast bij nieuwe tabellen die aan de applicatie worden toegevoegd.

Deze aanpassing biedt meer inzicht in geselecteerde en gefilterde gegevens en ondersteunt efficiënter werken met grote datasets.

Query wordt alleen uitgevoerd na expliciete actie

Bij het openen van een query wordt de query niet langer automatisch uitgevoerd. De query start voortaan uitsluitend wanneer de knop Uitvoeren wordt gebruikt. Tijdens het uitvoeren blijft de overlay met annuleeroptie beschikbaar.

Deze aanpassing voorkomt onbedoelde zware of foutieve queries bij het openen van details en verbetert de beschikbaarheid en stabiliteit van de query-functionaliteit.

Herkomst en aanmaakdatum vastgelegd voor leveranciers en contracten

Voor zowel leveranciers als contracten wordt nu structureel vastgelegd wanneer een record is aangemaakt en via welke bron dit is gebeurd. Dit geldt voor aanmaak via de gebruikersinterface, imports, API-koppelingen en andere automatische processen.

• Wanneer een record door een gebruiker is aangemaakt, wordt de betreffende gebruiker vastgelegd.
• Bij aanmaak via niet-interactieve processen wordt de bron weergegeven, zoals API of import.

Deze informatie wordt permanent opgeslagen op het leveranciers- en contractrecord zelf en is zichtbaar boven de wijzigingsgeschiedenis, zonder extra vermeldingen in de bewerkingslog. Daarnaast is de herkomstinformatie toegevoegd aan de query-overzichten voor leveranciers en contracten.

Deze aanpassing verbetert de traceerbaarheid van masterdata en ondersteunt analyse, beheer en ondersteuning bij het herleiden van wijzigingen en oorsprong.

Verticale navigatiestructuur toegevoegd aan Analytics* en andere V2-onderdelen*

Binnen Analytics* en andere V2-onderdelen* is een verticale navigatiestructuur geïmplementeerd ter vervanging van de eerdere horizontale navigatie. De zijbalk ondersteunt meerdere menuniveaus, is inklapbaar en behoudt zichtbare iconen in ingeklapte toestand. Bij hover worden onderliggende niveaus zichtbaar en direct aanklikbaar. De navigatiestatus wordt opgeslagen zodat ingestelde breedte en open of gesloten secties behouden blijven na verversen. Rolcontroles bepalen welke menu-items zichtbaar zijn per gebruiker en directe links blijven correct functioneren met bijbehorende markering in het menu.
De nieuwe navigatie is toegepast binnen Analytics*, Procurement Value Management* en de vernieuwde startpagina*, waarbij de secundaire navigatiebalk is verwijderd.

Deze aanpassing zorgt voor een overzichtelijkere navigatie, betere schaalbaarheid van menu’s en een consistente gebruikerservaring binnen alle V2-onderdelen.

Fixes

Kolom 'Stilzwijgende verlenging' aangepast met Ja/Nee en filter

In het contractenoverzicht toont de kolom Stilzwijgende verlenging nu de waarden Ja en Nee in plaats van true en false, in lijn met de weergave in de contractdetails.
Daarnaast is een filter toegevoegd waarmee eenvoudig kan worden gefilterd op contracten met of zonder stilzwijgende verlenging.

Deze aanpassing verbetert de consistentie en maakt het overzicht beter bruikbaar bij het selecteren en analyseren van contracten.

Vernieuwde PDF-bestandsviewer toegevoegd aan voorwaardenanalyse

Binnen de functionaliteit voor voorwaardenanalyse is een vernieuwde PDF-bestandsviewer toegevoegd, zodat het geanalyseerde document direct vanuit het resultatenoverzicht kan worden geraadpleegd.
Het geüploade document wordt opgeslagen en gekoppeld aan de analyse, waarna het via een inklapbare viewer onder de resultaatindicatoren kan worden geopend. Hierdoor kan eenvoudig worden gecontroleerd waar specifieke resultaten in het oorspronkelijke document vandaan komen, zonder de pagina te verlaten.
De viewer ondersteunt PDF-bestanden en is herbruikbaar opgezet voor toekomstige uitbreidingen op andere locaties of andere bestandstypes.

Deze aanpassing vergroot de transparantie en maakt het valideren van analyse-uitkomsten binnen Contract Management overzichtelijker en efficiënter.

Bedrijven meegenomen in autorisatielaag van Contract Management

In Contract Management worden gekoppelde bedrijven nu meegenomen in de autorisatielaag van contracten. De zichtbaarheid van contracten wordt voortaan mede bepaald op basis van de relatie tussen bedrijven die aan een contract zijn gekoppeld en bedrijven die aan een gebruiker zijn gekoppeld, aanvullend op bestaande autorisatiecriteria zoals categorieën, sjablonen en labels.

• Wanneer een contract geen bedrijven heeft gekoppeld, wordt dit criterium niet toegepast.
• Zodra wel bedrijven zijn gekoppeld, moet minimaal één bedrijf overeenkomen met de bedrijven van de gebruiker om het contract zichtbaar te maken. 

Deze controle is doorgevoerd in alle relevante onderdelen, waaronder het contractoverzicht, directe contractlinks, documentoverzichten, contractplanning en contracttabellen binnen leveranciersbeheer.

Deze aanpassing verbetert de autorisatie, verfijnt contractinzage en sluit aan bij de bestaande ISPnext-logica.

Contractdata-import vernieuwd naar 'Data importeren 2' voor invoegen en bijwerken*

De importprocessen voor het invoegen en bijwerken* van contracten zijn vernieuwd en overgezet naar het
'Data importeren 2'-importmechanisme.
Hierdoor sluiten de imports beter aan op de huidige contractfunctionaliteit en zijn extra contractvelden beschikbaar die eerder niet konden worden geïmporteerd. Zowel de insert- als update*-import ondersteunen nu aanvullende gegevens, waaronder meerdere waarden voor land van toepasselijk recht en kostenplaatsen, opzegtermijnen voor leveranciers, contractstatus, beëindiging, aantal verlengingen, bewaartermijnen, tweede contractpartij en gekoppelde kostenplaatsen.
Meervoudige waarden worden correct verwerkt wanneer deze gescheiden worden aangeleverd.

Deze aanpassing zorgt voor completere en toekomstbestendige contractimports en vermindert de noodzaak voor handmatige aanvullingen na import.

AX2012 dimensie-import robuuster gemaakt

De import van dimensies vanuit AX2012 is robuuster ingericht om beter om te gaan met onvolledige of afwijkende gegevens. In situaties waarin verwachte segmentvelden ontbreken, wordt dit nu defensief afgehandeld zodat de import niet langer faalt met een KeyError. Hierdoor blijft de verwerking stabiel en worden randgevallen correct ondersteund.

Deze aanpassing verbetert de betrouwbaarheid van de AX2012 dimensie-import en voorkomt verstoringen bij klanten die met variërende brondata werken.

Standaardwaarden voor custom fields opnieuw toegepast bij wijziging van leverancier

Bij het wijzigen van de leverancier op een factuur worden custom fields nu weer correct gevuld met de standaardwaarden uit de leveranciersinstellingen. In de eerdere versie van Custom fields 2.0 werden deze waarden niet consistent overgenomen, wat kon leiden tot ontbrekende gegevens op de factuurheader.
Het verwachte gedrag, zoals dat bekend was uit Custom fields 1.0, is hiermee hersteld.

Deze aanpassing zorgt voor consistente overname van leveranciersspecifieke custom fields en voorkomt ontbrekende data bij het werken met facturen binnen AP Automation.

Basisland ingesteld vanuit bedrijfsconfiguratie vóór btw-bepaling

Bij het bepalen van btw op facturen wordt het basisland nu eerst ingesteld op basis van de bedrijfsconfiguratie, voordat de btw-logica wordt toegepast. Hierdoor kan de juiste btw-code correct worden geselecteerd, ook bij facturen die via nextAI worden verwerkt. Dit voorkomt onjuiste btw-bepaling wanneer het basisland nog niet beschikbaar was op het moment van berekening.

Deze aanpassing verbetert de nauwkeurigheid van btw-berekeningen en herstelt het verwachte gedrag bij automatische factuurverwerking met nextAI.

Ondersteuning toegevoegd voor Pools XML‑factuurformaat KSeF FA(3)

Ondersteuning is toegevoegd voor het Poolse XML‑factuurformaat KSeF FA(3). Hierdoor kunnen FA(3)‑conforme XML‑facturen correct worden verwerkt binnen het platform. Deze uitbreiding maakt het mogelijk om te voldoen aan Poolse e‑facturatievereisten en ondersteunt klanten die verplicht zijn facturen via KSeF aan te leveren.

Deze aanpassing zorgt ervoor dat XML‑facturen volgens de Poolse standaard betrouwbaar kunnen worden ingelezen en verwerkt binnen AP Automation.

Zoek- en filtermogelijkheden toegevoegd voor custom fields in PO- en Non-PO regels

Binnen de vernieuwde tabellen zijn zoek- en filtermogelijkheden toegevoegd voor custom fields, zodat gegevens eenvoudiger kunnen worden gevonden en geanalyseerd. Het is nu mogelijk om direct te filteren op custom field‑waarden, wat de dagelijkse verwerking van facturen ondersteunt. Deze functionaliteit verbetert de bruikbaarheid en versnelt het terugvinden van relevante regels bij het werken met custom fields binnen AP Automation.

Deze aanpassing maakt het werken met facturen overzichtelijker en ondersteunt snellere datavindbaarheid bij analyse en controle.

Fixes

De permissies binnen Procurement zijn verfijnd om per gebruiker of rol nauwkeurig te bepalen welke typen inkoopaanvragen mogen worden aangemaakt. De eerdere generieke permissie is opgesplitst in drie afzonderlijke permissies:

• procure:can_use_freerequest - toestaan van vrije inkoopaanvragen
• procure:can_use_products - toestaan van catalogusaanvragen
• procure:can_use_webshop - toestaan van webshopaanvragen

Op basis van deze permissies worden alleen de bijbehorende aanvraagopties zichtbaar en beschikbaar in Procurement. Hierdoor kan gericht worden gestuurd op het gebruik van vrije aanvragen en kan het aanvraagproces beter worden afgestemd op rol, ervaring en beleid.

Deze aanpassing geeft Procurement-teams meer controle over aanvraagtypen en ondersteunt een consistenter en beter beheersbaar inkoopproces.