Default notificaties
1. Doel van default notificaties
De pagina Default notificaties geeft een overzicht van alle actieve standaardnotificaties binnen de omgeving. Hier worden notificaties ingesteld die van toepassing zijn op de gehele omgeving - niet op een specifiek contract of leverancier.
2. Eigenschappen van een notificatie
Bij het toevoegen of bewerken van een notificatie zijn de volgende eigenschappen beschikbaar:
| Eigenschap | Toelichting |
| Notificatie actief | Bepaalt of de notificatie actief is. |
| Aantal periodes | Het aantal maal de gekozen eenheid bij het veld "Periode". |
| Periode | Het type periode (dag, maand, jaar, etc.). |
| Notificatie type | Het soort notificatie, bijvoorbeeld "End date of document". |
| Mail naar gebruikers (contract managers) | Bepaalt of notificaties worden verzonden naar de contract manager(s). |
| Default ontvanger | Bepaalt wie of welk e-mailadres standaard een notificatie per e-mail ontvangt. |
| Onderwerp e-mail | Het onderwerp van de notificatie-e-mail. |
| Omschrijving e-mail | De inhoud (body) van de notificatie-e-mail. |
3. Notificatie typen
De onderstaande tabel geeft een overzicht van alle beschikbare notificatie typen, de bijbehorende werking en de VL-tokens die beschikbaar zijn voor gebruik in de e-mail.
| Notificatie type | Werking | Beschikbare VL-tokens |
| Workflow Action | Vereist om workflow-notificaties te activeren. De velden "Aantal periodes", "Periode", "Onderwerp e-mail" en "Omschrijving e-mail" hebben bij dit type geen effect. | Niet van toepassing |
| End date of document | Stuurt een notificatie naar de leveranciersbeheerder of contract manager op de einddatum van een leveranciersdocument of contractdocument. De velden "Onderwerp e-mail" en "Omschrijving e-mail" zijn verplicht. De velden "Aantal periodes", "Periode" en "Mail naar gebruikers/contract managers" hebben geen effect. | [VL:RECEIVER] [VL:VENDOR] [VL:DOCUMENTNAME] [VL:DOCUMENTDESCRIPTION] [VL:DOCUMENTENDDATE] [VL:CONTRACTNAME] [VL:CONTRACTNUMBER] (Alleen bruikbaar bij contractdocumenten) |
| Automatic Contract Extension | Voert de automatische verlenging uit wanneer "Stilzwijgend verlengen" is ingeschakeld op een contract. Zie sectie 3.3 voor meer informatie. | - |
| Contract Custom Field End Date | Werkt op basis van een einddatum in een Contract Custom Field, in plaats van het standaard einddatumveld. Zie sectie 3.4 voor meer informatie. | - |
| Reminder on agreement deadline | Stuurt een herinnering naar de gekoppelde gebruiker nadat de vaste invuldeadline is verstreken. Zie sectie 3.5 voor meer informatie. | - |
| Automatic reminder for missing agreement realization | Stuurt een vroegtijdige herinnering naar de registratiegebruiker op basis van een instelbare notificatieperiode. Zie sectie 3.6 voor meer informatie. | - |
3.1 Workflow Action
De notificatie "Workflow Action" stuurt een melding die wordt geactiveerd door een specifieke actie binnen een workflow - bijvoorbeeld wanneer een workflowstap is voltooid - in plaats van door een datumveld.
3.2 End date of document
Een vendor of contract is binnen ISPnext een zelfstandig object waaraan één of meerdere documenten gekoppeld kunnen worden. De notificatie "End date of document" is niet gebaseerd op de einddatum van het contract zelf, maar op de velden van het gekoppelde document.
Het systeem kijkt bij het verzenden van deze notificatie naar de volgende documentvelden:
| Veld | Doel |
| Einddatum | De datum waarop het gekoppelde document eindigt. Dit is de datum waarop de notificatie wordt gebaseerd. |
| Einddatum Notificatie | Optie op het document die aangeeft of er een einddatumnotificatie voor dit document verstuurd moet worden. |
3.3 Automatic Contract Extension
Dit notificatie type hangt samen met de contractoptie "Stilzwijgend verlengen". De notificatie voert de automatische verlenging daadwerkelijk uit - het is niet alleen een melding.
3.4 Contract Custom Field End Date
Dit notificatie type werkt op dezelfde manier als "End date of document", maar is gebaseerd op een datum in een Contract Custom Field in plaats van het standaard einddatumveld. Contract Custom Fields worden beheerd via Admin > Contract Settings > Contract Custom Fields.
3.5 Reminder on agreement deadline
Deze notificatie wordt verzonden naar de gebruiker die is gekoppeld op de Details-tab van de overeenkomst. De melding wordt pas verstuurd nadat de vaste invuldeadline is verstreken (datum tot + doorlooptijd). Dit is een escalatie achteraf - er is geen instelbare notificatieperiode.
3.6 Automatic reminder for missing agreement realization
Deze notificatie wordt verzonden naar de registratiegebruiker onder de Planning-tab. De melding wordt verstuurd op basis van een instelbare notificatieperiode vóór de "datum tot" - dit is een vroegtijdige waarschuwing, bedoeld om te herinneren aan nog niet gerealiseerde overeenkomsten.