Mailboxinstellingen

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation

De mailboxinstellingen bevatten een aantal instellingen voor notificaties, e-mail beheerders en SmartScan. Gekozen kan worden voor de standaardinstellingen of de instellingen van eventuele andere e-mail boxen die gebruikt worden in AP-Automation.

Bij Algemene instellingen staat het e-mail adres indien deze afwijkt van het standaard mailadres. 

Bij Notificatie instellingen staan de voorbeeld e-mails, zoals die verzonden worden naar de leverancier, wanneer een factuur wel of niet in behandeling is genomen. Met de status is te bepalen of deze standaard e-mail wel of niet wordt verzonden. De tekst en afzender van de e-mails zijn hier aan te passen.

De inhoud van de notificaties kan deels dynamisch worden gemaakt.
Hiervoor dienen bepaalde tags in het Inhoud veld gebruikt te worden.

Bij Uitzonderingen van notificaties staan de e-mail adressen van de leveranciers die de notificaties niet wensen te ontvangen. Het is ook mogelijk om alleen de domeinnaam toe te voegen. Bijvoorbeeld: vendorname.com. De instellingen zijn van toepassing op alle e-mails van dit domein.

Bij E-mail beheerders staan de e-mail adressen van de administrateur(s). Op deze manier is het mogelijk de beheerder van de mailbox via e-mail te informeren dat een bepaalde e-mail niet verwerkt is. Hierop kan dan actie ondernomen worden,

Bij ISP-Smartscan kunnen aan aantal bijzonderheden worden aangegeven, die gelden voor e-mails die vanuit een bepaald e-mail adres verstuurd zijn. Onder Afzenders met multi-factuur PDF's kunnen e-mailadressen toegevoegd worden voor afzenders die multi-factuur PDF's sturen, of afzenders waarbij de XML genegeerd moet worden. Zie bij verwerk XML facturen waaraan een XML moet voldoen.

Daarnaast kan door de ISPnext-Scanconsultant, voor Voorgedefinieerde bedrijven, worden ingesteld dat de mailbox alleen kan worden ingezien door gebruikers met de juiste permissie. Voorgedefnieerde bedrijven betreft een lijst met bedrijfsnamen die de smartscan herkent. Deze herkenning zorgt ervoor dat de smartscan geen facturen verwerkt die behoren tot het eigen bedrijf. Om een bedrijf toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen kan er contact worden opgenomen met de ISP-Scanconsultant.