Admin > Contracts instellingen > Tabellen > Document creatie sjablonen

Document creatie sjablonen worden gebruikt voor de document creatie functionaliteit, deze kun je vinden in het 'bijlagen' tabblad in elk contract. Via deze functie kun je gemakkelijk documenten opstellen met tekst die je vooraf hebt ingesteld in deze document creatie sjablonen.

Ook kun je deze functionaliteit gebruiken om samen met je leverancier een document te creëren.

Een document creatie sjabloon creëren

1. Navigeer naar Admin > Contracts instellingen > Tabellen > Document creatie sjablonen.
2. Klik op 'Toevoegen'
3. Vul een naam in voor het documentsjabloon, en klik op 'Voeg toe'.

Document creatie sjabloon inrichten - Instellingen

Nu je een document creatie sjabloon hebt toegevoegd, is het tijd om het sjabloon in te richten. Hier bepalen we de inhoud en de opmaak van het document.

1. Klik in Admin > Contracts instellingen > Tabellen > Document creatie sjablonen op het sjabloon dat je wilt inrichten.
2. Er opent een pop-up met twee tabbladen: 'Instellingen' en 'Blokken'.
3. Loop eerst alle instellingen in het tabblad 'Instellingen' door. Een toelichting voor elke instelling vind je hieronder:
   

   Instelling	Toelichting
   Template naam	De naam van het document creatie sjabloon
   Actief	Bepaalt of het document creatie sjabloon gebruikt kan worden bij het creëren van een document
   Omschrijving	Hier kun je het document creatie sjabloon eventueel verder toelichten. Je kunt hier bijvoorbeeld iets neerzetten over de inhoud of het gebruik van het document.
   Workflow	-
   Workflow alleen bij mismatch	-
   Sjabloon	Hier moet je een .docx bestand uploaden met daarin de huisstijl van je bedrijfsdocumentatie. Dit is vaak een document met één pagina dat een bedrijfslogo of contactinformatie in de kop- of voettekst van het bestand bevat. Dit document zal dan gebruikt worden om de uiteindelijke tekst van het document creatie sjabloon op te maken.

Document creatie sjabloon inrichten - Blokken

Nu is het tijd om de (tekst)blokken te definiëren. Deze tekstblokken kun je tijdens het document creatie proces selecteren. Vervolgens worden de door jou geselecteerde blokken gebruikt bij het creëren van een document. Uiteraard wordt er dan ook gekeken naar het eventuele sjabloon dat je bij de instellingen hebt ingesteld.

Je ziet hier twee knoppen: 'Toevoegen' en 'Bibliotheek'. Wanneer je op Bibliotheek klikt, zie je een lijst met alle andere blokken uit andere sjablonen. Deze kun je via dit venster gemakkelijk aan dit document creatie sjabloon toevoegen.

Om zelf een volledig nieuw document creatie sjabloon met nieuwe blokken in te richten, volg je de onderstaande stappen.

1. Klik op 'Toevoegen' om een nieuw tekstblok toe te voegen.
2. Er opent en pop-up met een aantal belangrijke instellingen. Zo bepaal je hier of dit een hoofdstuk is of een subhoofdstuk (bijvoorbeeld Hoofdstuk 1.3 of hoofdstuk 2.3.1), de titel en de inhoud van de tekst. Een uitgebreidere uitleg van elke instelling lees je in de onderstaande tabel:
   

   Instelling	Toelichting
   Onderdeel van	Als het blok dat je nu toevoegt onder een ander blok moet vallen, selecteer je hier het bovenliggende blok. Je kunt meerdere niveau's creëren, zodat je bijvoorbeeld hoofdstuk 1.4.2 (of zelfs verder, 1.4.2.1) kunt maken. Dit is uiteraard alleen mogelijk wanneer je al andere blokken hebt gecreëerd.
   Nummering	Hiermee geef je het nummer van het hoofdstuk aan. Bijvoorbeeld: '3'. Als je bij 'Onderdeel van' dan '2' hebt gekozen, wordt dit blok hoofdstuk: '2.3'.
   Titel	Vul hier de titel van het tekstblok/hoofdstuk in.
   Content	Vul hier de tekst van het tekstblok/hoofdstuk in.
   Niet bewerkbaar	Dit blok is tijdens het document creatie proces niet bewerkbaar.

3. Klik op 'Voeg toe' om het blok aan het document creatie sjabloon toe te voegen.

Richt op deze manier het gehele document creatie sjabloon naar wens in.

Het document creatie sjabloon gebruiken

Lees hier hoe je een document creatie sjabloon gebruikt.