Dit artikel geeft je uitleg over het activeren van E-Signing, en het starten van een E-Signing proces. Onderstaand vind je de instructies voor het digitaal ondertekenen van een contract:
De Contract Management module van ISPnext beschikt over een eigen E-Signing functionaliteit. Je dient te beschikken over de volgende modules om gebruik te kunnen maken van E-Signing:
- Contract Management
- Supplier Portal
Via deze functie kun je een contract digitaal intern en extern (door de leverancier) laten ondertekenen. Wanneer je een E-Signing proces hebt gestart, gaat er een uitnodiging naar een of meerdere personen uit je eigen organisatie om het contract in de client omgeving te ondertekenen, en een uitnodiging naar de leverancier om het contract te ondertekenen via het Supplier Portal.
Nadat een E-Signing proces succesvol is afgerond, worden de handtekeningen automatisch in het document geplaatst.
Het overzicht met alle openstaande E-Signing processen is te vinden in de linker menubalk zoals je hier rechts ziet. Als de E-Signing functionaliteit niet zichtbaar is, kun je deze activeren door de stappen onder 'E-Signing activeren' te volgen. Het starten van een E-Signing proces doe je vanuit het contract zelf.
E-Signing activeren
Volg de onderstaande stappen om E-Signing te activeren in je ISPnext omgeving.
- Navigeer naar Admin > Contracts instellingen > Instellingen.
- Selecteer bij 'E-handtekening' de keuze 'ISPnext E-Sign'.
E-Signing is nu geactiveerd, en je zal het E-Signing icoon terugzien in de menubalk links in Contracts.
Een E-Signing proces starten
- Navigeer in Contracts > Contracten > Actief naar het contract waarvoor je een E-Signing proces wilt starten.
- Klik op het tabblad 'E-Signing'. Is dit tabblad niet zichtbaar? Volg dan de stappen onder 'E-Signing activeren'.
- Klik op de 'Toevoegen' knop om een E-Signing proces aan dit contract toe te voegen.
- Klik onder de kop Leverancier op 'Voeg toe'.
- Je ziet een lijst met contacten van de leverancier die aan dit contract gekoppeld zijn. Dit zijn alleen de contacten met toegang tot het Supplier Portal. Selecteer één of meerdere contractpersonen, en klik op 'Voeg toe'.
- Nu is het tijd om te bepalen wie vanuit je eigen organisatie het document dient te ondertekenen. Klik onder 'Jouw organisatie' op 'Voeg toe'.
- Er wordt een lijst getoond met ISPnext gebruikers in je omgeving. Dit zijn alleen gebruikers met toegang tot de Contracts module. Selecteer één of meerdere personen, en klik op 'Voeg toe'.
- Tot slot is het natuurlijk nodig om te bepalen welk document ondertekend moet worden. Klik onder 'Bestandskluis' op 'Voeg toe'.
- Er wordt een lijst getoond met documenten die bij het contract zijn toegevoegd. Deze documenten vind je terug in het tabblad 'Bijlagen' in het contract. Kies het document dat ondertekend dient te worden en klik op 'Voeg toe'.
Het E-Signing proces verzenden
Nu je het E-Signing proces volledig hebt ingericht, is het tijd om het document te versturen naar de geselecteerde personen.
- Klik op 'Verstuur E-Signing verzoek'.
- Er opent een pop-up met daarin een aantal velden. Vul de omschrijving in, dit is de naam van het E-Signing proces.
- Vul een onderwerp in. Dit is het onderwerp van de e-mail die de personen zullen ontvangen.
- Vul een tekst in. Dit is de tekst die in de e-mail zal staan die de gebruikers ontvangen. Een knop naar de correcte inlogpagina wordt automatisch bij verzending door ons toegevoegd.
- Je kunt eventueel ook E-mailsjablonen gebruiken, klik daarvoor op de 'E-mailsjablonen' knop.
- Klik op 'Verstuur E-Signing verzoek' om het proces te starten. Alle personen ontvangen dan een uitnodiging om het contract te ondertekenen.
Je zal automatisch per e-mail door ISPnext op de hoogte worden gehouden van personen die het document hebben ondertekend of hebben geweigerd.
Lees hier extra informatie omtrent de eIDAS verordening met betrekking tot ISPnext E-Signing.