nextAI - Voorwaarden analyse – ISPnext Helpcenter

1. Doel van de Voorwaarden analyse

De Voorwaarden analyse is de nextAI-functionaliteit binnen Contractmanagement waarmee een geüpload contractdocument automatisch wordt vergeleken met de intern vastgelegde bedrijfsvoorwaarden. Per voorwaarde wordt weergegeven of de clausule in het document aanwezig is, overeenkomt met de norm, of daarvan afwijkt.

De functionaliteit bestaat uit twee onderdelen:

Beheer - het vastleggen van de bedrijfsvoorwaarden, voorwaardentypen, document typen en uitzonderingen in Admin.
Analyse - het uitvoeren van een vergelijking op basis van een geüpload contractdocument en het bekijken van de resultaten.

ℹ️

Info: De Voorwaarden analyse is onderdeel van nextAI, een optionele module die apart geactiveerd moet worden. Neem contact op met uw accountmanager voor meer informatie over beschikbaarheid en activatie.

2. Toegang en permissies

De knop Voorwaarden analyse in het contractoverzicht is uitsluitend zichtbaar en toegankelijk voor gebruikers met de rol Contract Management Moderator of Contract Manager.

Het beheer van voorwaarden in Admin is voorbehouden aan beheerders met toegang tot de Admin-omgeving.

3. Beheer van voorwaarden in Admin

Voordat een Voorwaarden analyse kan worden uitgevoerd, moeten de bedrijfsvoorwaarden worden vastgelegd in Admin. Dit is eenmalig in te richten en daarna naar behoefte uit te breiden of aan te passen.

3.1 Navigatie

Ga naar:
Admin > Contracts Instellingen > Tabellen > Analyse van de algemene voorwaarden

Hier zijn vier subtabbladen beschikbaar:

Algemene voorwaarden - de te vergelijken bedrijfsvoorwaarden
uitzonderingen - uitzonderingen op voorwaarden voor specifieke categorieën of leveranciers
Voorwaarden type - categorisering van voorwaarden
Document Type - typen contractdocumenten (bijv. NDA, DPA, Master Agreement)

3.2 Document typen beheren

Document typen worden gebruikt om voorwaarden te koppelen aan specifieke soorten contractdocumenten.
Bij een analyse kan vervolgens worden gefilterd op document type, zodat alleen de relevante voorwaarden worden meegenomen.

Ga naar het tabblad Document Type en klik op Toevoegen om een nieuw document type toe te voegen.
Vul de naam in en klik op Toevoegen om op te slaan.

3.3 Voorwaardentypen beheren

Voorwaardentypen zijn door de beheerder zelf aan te maken categorieën om voorwaarden te groeperen, zoals bijvoorbeeld "Financieel", "Compliance" of "Risico".

Ga naar het tabblad Voorwaarden type en klik op Toevoegen om een nieuw type toe te voegen. Vul de naam in en klik op Toevoegen om op te slaan.

3.4 Een voorwaarde toevoegen

Ga naar het tabblad Algemene voorwaarden en klik op Toevoegen. Het formulier "Voeg een voorwaarde toe" wordt geopend met de volgende velden:

Naam - de naam van de voorwaarde.
Omschrijving - een omschrijving van wat de voorwaarde inhoudt en wat nextAI in het document moet zoeken. Maximaal 255 tekens.
Numerieke waarde - een numerieke norm waaraan de gevonden waarde wordt getoetst, indien van toepassing (bijv. een aantal dagen of een bedrag).
Voorkeursmethode - de gewenste vergelijkingsrichting. Keuze uit:
- Niet relevant - de voorwaarde wordt genegeerd in de analyse.
- Overeenkomst - de gevonden waarde moet exact overeenkomen met de norm.
- Meer - de gevonden waarde mag hoger zijn dan de norm.
- Minder - de gevonden waarde moet lager zijn dan de norm.
Document Types - koppeling aan een of meer document typen. Alleen van toepassing wanneer een analyse op dat document type wordt gefilterd.
Voorwaarden type - koppeling aan een voorwaardentype voor categorisering.
Bedrijven - koppeling aan een of meer interne bedrijfsentiteiten. Alleen van toepassing wanneer een analyse op dat bedrijf wordt gefilterd.
Categorieën - koppeling aan een of meer categorieën uit de standaard categoriestructuur.

Klik op Toevoegen om de voorwaarde op te slaan.

3.5 Een uitzondering toevoegen

Uitzonderingen maken het mogelijk om voor een specifieke categorie of leverancier een afwijkende norm in te stellen voor een bestaande voorwaarde. De voorwaarde wordt nog steeds meegenomen in de analyse, maar getoetst aan de afwijkende norm.

Ga naar het tabblad Uitzonderingen en klik op Toevoegen. Het formulier "Uitzondering toevoegen" wordt geopend met de volgende velden:

Voorwaarden - selecteer de bestaande voorwaarde waarop de uitzondering van toepassing is.
Naam - de naam van de uitzondering.
Omschrijving - een omschrijving van de uitzondering. Maximaal 255 tekens.
Numerieke waarde - de afwijkende numerieke norm voor deze uitzondering.
Voorkeursmethode - de gewenste vergelijkingsrichting voor deze uitzondering (Not Relevant / Match / More / Less).
Categorieën - de categorie waarvoor de uitzondering geldt.
Leverancier - de leverancier waarvoor de uitzondering geldt.

Klik op Toevoegen om de uitzondering op te slaan.

ℹ️

Voorbeeld: De standaardvoorwaarde "Betalingstermijn" heeft een norm van 60 dagen.
Voor IT-contracten geldt een uitzondering waarbij 45 dagen ook acceptabel is, met Voorkeursmethode "Meer". IT-contract voorwaarde die bijv. 50 dagen hanteren, worden nu wel positief bevonden, de standaard van 60 dagen geldt niet, en de waarde is meer dan 45 dagen.

4. Een Voorwaarden analyse uitvoeren

4.1 Navigatie

Ga naar:
Contractmanagement

De knop Voorwaarden analyse is zichtbaar in het contractoverzicht, links van de knop Nieuw contract.

⚠️

Waarschuwing: Het uploaden van een document is alleen mogelijk als er voorwaarden beschikbaar zijn in het systeem. Zijn er nog geen voorwaarden geregistreerd, dan is de uploadknop niet beschikbaar.

4.2 Stappen

1. Analyse starten

Klik op Voorwaarden analyse. Het venster "Voorwaarden analyse instellingen" wordt geopend met de instructietekst: "Selecteer de volgende waardes om het contractdocument te analyseren aan de hand van de bedrijfsnormen."

Stel de gewenste filters in. Alle filters zijn optioneel:

Leverancier - beperk de analyse tot voorwaarden en uitzonderingen die aan deze leverancier zijn gekoppeld.
Categorieën - beperk de analyse tot voorwaarden en uitzonderingen die aan deze categorieën zijn gekoppeld.
Document Typen - beperk de analyse tot voorwaarden die aan dit document type zijn gekoppeld.
Bedrijven - beperk de analyse tot voorwaarden die aan deze bedrijfsentiteit zijn gekoppeld.

Wanneer geen filter wordt geselecteerd, worden alle actieve voorwaarden meegenomen in de analyse.

2. Document uploaden

Klik op Upload data. Selecteer het contractdocument dat geanalyseerd moet worden. nextAI verwerkt het document en vergelijkt de inhoud met de geselecteerde voorwaarden.

3. Resultaten bekijken

Na verwerking wordt de resultaatpagina "Terms & Conditions Analyse - Resultaat" getoond.

5. Resultaten interpreteren

⚠️

Belangrijk: De resultaten zijn gegenereerd met behulp van nextAI en kunnen fouten bevatten. Controleer alle bevindingen zorgvuldig voordat u beslissingen neemt.

5.1 Filterweergave

Bovenaan de resultaatpagina staan vier filterknoppen die het totaal aantal bevindingen per categorie tonen. Klik op een filterknop om alleen de resultaten van die categorie te bekijken:

Positief - de gevonden waarde voldoet aan de norm of is gunstiger dan de norm.
Negatief - de gevonden waarde voldoet niet aan de norm.
Overeenkomend - de gevonden waarde komt exact overeen met de norm.
Niet Gevonden - de voorwaarde is niet aangetroffen in het document.

5.2 Resultaat per voorwaarde

Per voorwaarde worden de volgende gegevens getoond:

Standaardvoorwaarde - de omschrijving van de intern vastgelegde norm.
Gevonden in Document - de tekst die nextAI in het document heeft aangetroffen voor deze voorwaarde.
Bron - de verwijzing naar het artikel of de locatie in het document waar de clausule is gevonden.
Status - het oordeel rechtsboven per voorwaarde (Positief / Negatief / Overeenkomend / Niet Gevonden).

5.3 PDF-viewer

Links op de resultaatpagina is het geüploade document raadpleegbaar via de ingebouwde PDF-viewer. Dit maakt het mogelijk de gevonden clausules direct in context te bekijken.

6. Best practices

Stel voorwaarden zo specifiek mogelijk in om nauwkeurige resultaten te krijgen.
Gebruik Document Typen en Bedrijven om de analyse gericht te maken op de juiste voorwaarden.
Gebruik uitzonderingen voor categorieën of leveranciers waarbij afwijkende normen gelden, in plaats van aparte voorwaarden aan te maken.
Controleer alle resultaten altijd handmatig - nextAI ondersteunt de beoordeling maar vervangt deze niet.
Versleutelde (wachtwoordbeveiligde) PDF's en PDF's met een Adobe Acrobat Sign-overeenkomst worden niet ondersteund.

7. Samenvatting

De Voorwaarden analyse vergelijkt een geüpload contractdocument met intern vastgelegde bedrijfsvoorwaarden.
Voorwaarden, voorwaardentypen, document typen en uitzonderingen worden beheerd via Admin > Contracts instellingen > Tabellen > Analyse van de algemene voorwaarden.
Per voorwaarde wordt een Voorkeursmethode ingesteld: Niet relevant, Overeenkomst, Minder of Meer.
Uitzonderingen maken het mogelijk afwijkende normen in te stellen voor specifieke categorieën of leveranciers.
De analyse wordt gestart via de knop Voorwaarden analyse in het contractoverzicht, beschikbaar voor gebruikers met de rol Contract Management Moderator of Contract Manager.
De resultaatpagina toont per voorwaarde het oordeel (Positief, Negatief, Overeenkomend of Niet Gevonden), de gevonden tekst en de bronverwijzing, met het geüploade document in een ingebouwde PDF-viewer.