nextAI herkent automatisch gegevens uit facturen en vult deze in de juiste velden.
In de meeste gevallen is de standaardherkenning voldoende. Bij afwijkende factuurlay‑outs of specifieke wensen kan de herkenning verder worden verbeterd door het gebruik van prompts.
Met prompts wordt extra instructie gegeven aan nextAI, zodat de herkenning beter aansluit op specifieke situaties, zoals afwijkende facturen of leverancier‑specifieke logica.
Wanneer gebruik je het?
Het gebruik van prompts is relevant in situaties waarin de standaardherkenning niet het gewenste resultaat geeft.
Voorbeelden van situaties:
- Facturen met een afwijkende lay‑out
- Specifieke leverancier‑informatie die anders geïnterpreteerd moet worden
- Extra kosten die niet standaard worden herkend
- Complexe regelomschrijvingen of kolomstructuren
- Specifieke logica (bijvoorbeeld BTW‑afhandeling of orderherkenning)
Hoe werkt het?
Stap 1: Feedback openen
Open een factuur binnen AP Automation en klik op de knop Feedback.
Hiermee wordt de nextAI herkenning geopend.
Stap 2: Inzicht in herkenning
In het scherm wordt inzicht gegeven in:
- Waarden die al uit de factuur zijn herkend
- Waarden die handmatig zijn ingevoerd
- Waarden die nextAI heeft voorgesteld en de velden waarin deze geplaatst worden
Dit biedt volledig inzicht in hoe de herkenning tot stand komt.
Stap 3: Prompt toevoegen
In hetzelfde scherm kan een prompt worden toegevoegd om de herkenning aan te sturen.
Voer een prompt in en druk op Enter om deze toe te voegen.
Voorbeelden van prompts:
- Zet de beschrijving van de eerste regel als factuuromschrijving
- Gebruik specifieke logica voor ordernummerherkenning
- Voeg additionele kosten toe op basis van bepaalde teksten
- Combineer meerdere kolommen tot één regelomschrijving
- Pas logica toe zoals: als een bepaald woord voorkomt, dan BTW verlegd
Vertaal specifieke teksten voordat deze worden verwerkt
Stap 4: Prompt testen en toepassen
Na het toevoegen van de prompt kan via de knop Preview prompt een voorvertoning worden getoond op de huidige factuur. Dit geeft inzicht in hoe de herkenning zal worden toegepast op nieuwe facturen van dezelfde leverancier.
nextAI houdt rekening met de ingestelde prompt bij toekomstige facturen van dezelfde leverancier en vergelijkbare situaties.
Praktische tips
- Gebruik duidelijke en specifieke instructies binnen prompts
- Gebruik de Preview prompt knop om te controleren of de prompt het gewenste effect heeft voordat er nieuwe facturen binnenkomen
- Zijn de gegevens op de huidige factuur niet correct herkend? Pas deze handmatig aan — de prompt wijzigt de bestaande registratie niet
- Houd prompts zo eenvoudig mogelijk om consistente resultaten te verkrijgen
Goede prompts
Goede prompts zijn specifiek, duidelijk en bevatten concrete instructies:
- “Gebruik de beschrijving van de eerste regel als factuuromschrijving.”
- “Als het woord ‘reverse charge’ voorkomt, stel BTW in op verlegd.”
- “Combineer kolom ‘Omschrijving’ en kolom ‘Artikelnummer’ tot één regelomschrijving.”
- “Herken het ordernummer alleen als deze begint met ‘PO’ gevolgd door cijfers.”
- “Voeg kosten met de tekst ‘freight’ toe als verzendkosten.”
- “Vertaal Duitse omschrijvingen naar Engels voordat deze worden verwerkt.”
Waarom dit goed werkt:
- Duidelijke instructie
- Concreet resultaat
- Geen ruimte voor interpretatie
Slechte prompts
Slechte prompts zijn vaak te algemeen, onduidelijk of bevatten geen concrete actie:
- “Herken de factuur beter.”
- “Gebruik de juiste waarden.”
- “Pak alles correct op.”
- “Controleer de BTW.”
- “Doe hetzelfde als bij andere facturen.”
Waarom dit niet goed werkt:
- Geen specifieke instructie
- Onvoldoende context
- Niet uitvoerbaar voor nextAI
Praktische prompt richtlijn
Voor een goede prompt geldt:
- Beschrijf wat er moet gebeuren
- Benoem waar dit op gebaseerd is (tekst, veld, structuur)
- Geef indien mogelijk een duidelijke voorwaarde (bijvoorbeeld “als X, dan Y”)
Voorbeeld van verbetering:
Slecht:
“Controleer de BTW”
Goed:
“Als ‘VAT reverse charge’ voorkomt in de factuurtekst, stel BTW in op verlegd”
Met deze richtlijnen wordt het eenvoudiger om prompts effectief in te zetten en de herkenning van nextAI gericht te verbeteren.
Veelgemaakte fouten
- Te algemene prompts gebruiken, waardoor de herkenning niet verbetert
- Verwachten dat elke prompt direct perfect werkt zonder verdere finetuning
- Geen controle uitvoeren na het toevoegen van een nieuwe prompt
- Verwachten dat de huidige factuur automatisch opnieuw wordt verwerkt met de nieuwe prompt - gebruik Preview prompt om het verwachte resultaat te bekijken, en pas gegevens op de huidige factuur indien nodig handmatig aan
Veelgestelde vragen
Hebben prompts invloed op toekomstige facturen?
Ja, nextAI past de ingestelde logica toe bij vergelijkbare facturen, met name per leverancier. Via de knop Preview prompt kan op de huidige factuur worden gecontroleerd hoe de herkenning eruit zal zien. De geregistreerde gegevens van de huidige factuur worden hierdoor niet gewijzigd - eventuele correcties op de huidige factuur moeten handmatig worden doorgevoerd.
Kunnen prompts altijd alle herkenningsproblemen oplossen?
Prompts verbeteren de herkenning aanzienlijk, maar bij zeer afwijkende facturen kan aanvullende controle nodig blijven.
Is handmatige correctie nog mogelijk na gebruik van prompts?
Ja, handmatige aanpassingen blijven altijd mogelijk, ook na toepassing van prompts.