Het artikel behandelt het aanvragen van een auditrapport in de Procure to Pay (P2P) module AP Automation.
Gebruikers kunnen onder 'Setup' → 'Rapporten' → 'Audit Rapport' een rapport aanvragen, waarbij een 'Overzicht' verplicht is en andere velden optioneel.
Het rapport kan eenmaal per dag worden aangevraagd en wordt 's nachts gegenereerd.De rapporten zijn als XML-bestand te downloaden en bevatten tabbladen zoals Invoices, Lines, Audit, en Criteria, die gedetailleerde informatie bieden over facturen en auditdata.Voor toegang door derden is toestemming/toegang in de ISPnext-omgeving vereist.
Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Onder 'Setup' → 'Rapporten' → 'Audit Rapport' is het mogelijk om *indien aanvullend geconfigureerd, een audit rapport aan te vragen. Hierbij is het verplicht om een 'Overzicht' te kiezen, verder zijn de velden optioneel. Nadat één of meerdere velden zijn ingevuld kan het rapport worden aangevraagd door middel van de knop . Let op: er kan maar één maal per dag audit rapport worden aangevraagd. Dit rapport wordt in de nacht gegenereerd, waardoor de opvolgende dag het wederom mogelijk is een nieuw of ander audit rapport aan te vragen.
Velden
| Veld | Functie |
|---|---|
| Overzicht | Het is mogelijk om te kiezen uit de volgende overzichten: Alle open facturen, alle afgeronde facturen, alle afgewezen facturen en alle facturen. |
| Bedrijf | Het is mogelijk om een audit rapport te genereren over een specifiek bedrijf. |
Factuurnummer Leverancier ERP nummer Ordernummer | Het is mogelijk een audit rapport op te stellen op een specifiek factuurnummer, leverancier, ERP nummer en Ordernummer. |
| Factuurbedrag | Het is mogelijk om een audit rapport op te stellen met een filter voor een minimum en maximum factuurbedrag. |
| Gebruiker | Het is mogelijk om een audit rapport op te stellen over facturen en acties van een specifieke gebruiker. |
Scandatum Factuurdatum Boekingsdatum Vervaldatum Betaaldatum | Het is mogelijk om te filteren op scandatum, factuurdatum, boekingsdatum, vervaldatum en betaaldatum. Door middel van deze instelling is daarmede mogelijk om de periode wat het audit rapport betreft aan te geven. |
Het rapport
Het rapport is vervolgens te downloaden als XML bestand onder 'Mijn opgevraagde bestanden'.
Let op: Indien een derde partij toegang nodig heeft tot het maken van Audit rapporten (met Audit doeleinden) zal deze partij toegang moeten hebben tot de ISPnext omgeving. Hierover kan contact worden opgenomen met de applicatie eigenaar.
Tabblad Invoices
In het tabblad Invoices is het mogelijk om het complete overzicht van de facturen te zien over het opgevraagde rapport. In het Audit rapport onder de kolom 'Link' is een link beschikbaar naar de betreffende factuur in AP Automation.
Tabblad Lines
In het tabblad Lines is het mogelijk om gedetailleerde informatie te zien over bijvoorbeeld de VAT code.
Tabblad Audit
In het tabblad Audit is het mogelijk om de data te zien met precieze tijd van uitvoering en door wie de taak is uitgevoerd.
Tabblad Criteria
Indien er criteria is ingesteld is er nog een vierde tabblad genaamd 'Criteria'. Hierin is terug te vinden welke criteria/ velden waren ingesteld voor het creëren van het rapport in ISPnext.
*Aan aanvullende configuratie kunnen kosten verbonden zijn.