Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Middels Standaardwaarden kan een applicatie eigenaar instellen welke zaken standaard voorgesteld dienen te worden bij het importeren van facturen in de applicatie en/of het coderen van factuurregels.
Navigeer naar de Setup → Invoice-instellingen. Kies in het overzicht Invoice-instellingen voor Standaardwaarden.
Nieuwe standaardwaarde aanmaken
Klik in het Standaardwaarden overzicht op de knop
Een nieuwe "Standaardwaarden" kan nu worden aangemaakt. Deze pagina bevat twee tabbladen:
- Kopvelden
- Codeerregel velden
Tabblad Kopvelden
Deze pagina bevat de volgende velden (afhankelijk van het gebruikte ERP)
Bedrijf:
In het veld Bedrijf kan één bedrijf worden geselecteerd waarvoor deze instelling geldt.
Boekingsdatum
In het veld Boekingsdatum kan een keuze gemaakt worden hoe de boekingsdatum gevuld wordt bij het importeren van een factuur in de applicatie.
Opties:
| Scandatum | De boekingsdatum wordt gelijk gezet aan de scandatum (huidige datum). |
| Leeg | De boekingsdatum wordt leeg gelaten en dient dan in AP Automation altijd handmatig gevuld te worden. |
| Factuurdatum | De boekingsdatum wordt gelijk gezet aan de factuurdatum. |
Opmerking:
Mocht bij het importeren van een factuur blijken dat de overgenomen datum buiten de openstaande boekingsperiode ligt, dan wordt de boekingsdatum op de eerste dag van de openstaande boekingsperiode gezet.
Koptekst
- In het veld Koptekst kan een keuze gemaakt worden hoe de koptekst gevuld wordt bij het importeren van een factuur in de applicatie.
Opties:
| Factuurnummer | De koptekst van een factuur wordt standaard gevuld met het factuurnummer. |
| Naam leverancier | De koptekst van een factuur wordt standaard gevuld met de naam van de gevonden leverancier. |
| Naam leverancier+ Factuurnummer | De koptekst van een factuur wordt standaard gevuld met de naam van de gevonden leverancier plus het factuurnummer. Het scheidingsteken tussen beide waarden is een streepje. |
| Zoekcode leverancier | De koptekst van een factuur wordt standaard gevuld met de zoekcode van de gevonden leverancier. |
| Zoekcode leverancier + Factuurnummer | De koptekst van een factuur wordt standaard gevuld met de zoekcode van de gevonden leverancier plus het factuurnummer. Het scheidingsteken tussen beide waarden is een streepje. |
| Leeg | De koptekst wordt leeg gelaten en dient dan in AP Automation altijd handmatig gevuld te worden. |
Opmerking:
Mocht bij het importeren van een factuur blijken dat de koptekst te lang wordt (lengte is afhankelijk van het gebruikte ERP) dan wordt er een foutmelding getoond en dient de koptekst in AP Automation handmatig gecorrigeerd te worden.
Betaaltermijn creditnota
- In het veld betaaltermijn creditnota kan een standaard betaaltermijn voor een creditnota worden toegevoegd. De toegevoegde betaaltermijn is terug te zien in de kop van de factuur als deze als creditfactuur is ingelezen.
Dimensies
Voor specifieke ERP systemen is het mogelijk om dimensies in te stellen. Onder 'Dimensies' is het mogelijk om de Business Unit en het Project in te vullen. Deze dimensies zijn terug te zien op de kop van de factuur. Dit zijn geen verplichte velden, en kunnen ook worden leeggelaten.
Tabblad Codeerregel velden
Omschrijving
- In het veld Omschrijving kan een keuze gemaakt worden hoe de omschrijving gevuld wordt bij het toevoegen van codeerregels op een factuur.
Opties:
| Leeg | De omschrijving van nieuwe codeerregels wordt leeggemaakt en dient handmatig ingevuld te worden. |
| Koptekst | De omschrijving van nieuwe codeerregels wordt gevuld met de koptekst vanuit de factuurkop. |
| Koptekst + Maand van boekingsdatum |
De omschrijving van nieuwe codeerregels wordt gevuld met de koptekst plus de maand van de boekingsdatum uit de factuurkop. |
| Naam leverancier | De omschrijving van nieuwe codeerregels wordt gevuld met de naam van de leverancier uit de factuurkop. |
| Naam leverancier + Factuurnummer | De omschrijving van nieuwe codeerregels wordt gevuld met de naam van de leverancier plus het factuurnummer uit de factuurkop. Het scheidingsteken tussen beide waarden is een streepje. |
| Factuurnummer | De omschrijving van nieuwe codeerregels wordt gevuld met het factuurnummer uit de factuurkop. |
| Zoekcode leverancier | De omschrijving van nieuwe codeerregels wordt gevuld met de zoekcode van de leverancier uit de factuurkop. |
| Zoekcode leverancier + Factuurnummer | De omschrijving van nieuwe codeerregels wordt gevuld met de zoekcode van de leverancier plus het factuurnummer uit de factuurkop. Het scheidingsteken tussen beide waarden is een streepje. |
- In het veld 'Aantal' kan het standaard aantal voor in de regels worden ingesteld.
Opmerking:
Mocht bij het automatisch vullen van de omschrijving van een nieuwe codeerregel blijken dat de omschrijving te lang is (lengte is afhankelijk van het gebruikte ERP) dan wordt er een foutmelding getoond en dient de omschrijving handmatig gecorrigeerd te worden.