Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
AP Automation
Om een nieuwe matching tolerantie toe te voegen of een bestaande te wijzigen, navigeer naar Setup → AP Automation → Invoice-instellingen → Matching toleranties.
Meer informatie over het matchingsproces van logistieke facturen is te vinden op Inkooporder facturen matchen.
Nieuwe matching tolerantie aanmaken
Klik in het Matching toleranties overzicht op de knop .
Een nieuwe Matching tolerantie kan nu worden aangemaakt met behulp van vier tabbladen:
- Algemeen
- Condities
- Toleranties
- Audit
Tabblad Algemeen
|
|
In de tab Algemeen vult u de omschrijving van de matching tolerantie in, het bedrijf waar de matching op van toepassing is en het gewicht van de tolerantie. In het geval dat er meerdere matching toleranties worden gevonden dan telt diegene met het hoogste gewicht. |
Tabblad Condities
|
|
In de tab Conditie wordt aangegeven bij welk soort matching type deze matching tolerantie gebruikt gaat worden. Hierbij kunnen er één of meerdere leveranciers geselecteerd worden. Wanneer deze leeggelaten wordt, geldt deze voor alle leveranciers. Daarnaast kan een prijsverschil automatisch verdeeld worden over de regels of geboekt worden onder een additionele kostenregel. Wanneer een prijsverschil binnen de toleranties valt, kan het zo zijn dat deze codeeregel automatisch wordt aangemaakt op het moment dat de factuur verder verwerkt wordt (en er nog geen andere actie voor het boeken van het verschil is geweest). Bij de factuur in AP Automation zijn dan op het niveau van de regels 2 icoontjes beschikbaar waarmee 1 van de 2 opties gekozen kan worden. Standaardcodeerregel Binnen de aangemaakte matchingtolerantie is het mogelijk om verschillen tussen de orderregels en het netto factuurbedrag direct 'op te lossen'. In plaats van handmatig deze actie uit te voeren kan dit ook geautomatiseerd. Het verschil kan over alle aanwezige orderregels verdeeld worden (procentuele verdeling), maar er kan ook direct een additionele kostenregel van worden aangemaakt. Voor deze laatste optie moet wel bekend zijn hoe de regel gecodeerd moet worden. Dit kan worden gedaan door een standaardcodeerregel aan te maken (setup – AP Automation – codeerregels). |
Tabblad Toleranties
|
|
In de tab Toleranties wordt aangeven wat de exacte toleranties zijn waarmee gematcht kan worden. Voor een match wordt gekeken of de afwijking binnen beide grenzen (procentueel en absoluut) valt. Valt de afwijking buiten de procentuele grens of buiten de absolute waarde (of beide) is er sprake van een mismatch. Wanneer de matching tolerantie bijvoorbeeld aangeeft dat de bovenlimiet 10% is, en de onderlimiet €20,00 dan mag het factuurbedrag tot 10% hoger, of €20,00 lager zijn dan het bestelbedrag. Het is ook mogelijk om aan te geven dat er een mismatch optreedt wanneer er additionele kosten zijn. De additionele kosten limiet kan ingevuld worden nadat de bijbehorende checkbox is aangevinkt. Wanneer er voor de betreffende leverancier altijd een mismatch gewenst is, kan de checkbox altijd mismatchen worden aangevinkt. |
Tabblad Audit
|
|
In de tab Audit is een kort overzicht terug te vinden van de vorige versies van deze Matching Tolerantie en wanneer, door wie en waarom deze is gewijzigd. Door op één van de regels te klikken is terug te zien hoe de Matching tolerantie toen was ingesteld. Bij het wijzigen en opslaan van een Matching Tolerantie wordt er gevraagd naar de reden van de wijziging. |
Voorbeelden:
Boven- en onderlimiet bedrag/prijs
Deze tolerantie bepaalt precies hoeveel een factuurprijs van een bestelprijs mag afwijken. Hierin zijn 2 opties: procentueel of absoluut. Een bepaald percentage waarmee mag worden afgeweken
of een bepaald exact bedrag. Het is ook mogelijk om zowel een percentage als een absoluut bedrag in te voeren.
De factuur mag ..% afwijken met een max van €..,-
Dus afwijking mag bijvoorbeeld zijn 1% met een max van €10,- .
Bijvoorbeeld, als
- een percentage van 6% wordt ingesteld
- een absoluut bedrag van € 20 is ingesteld
- het gefactureerde bedrag is € 1000 maar wijkt € 50 af van het orderbedrag
Er is dan sprake van een mismatch. Het bedrag dat de factuur afwijkt valt binnen het vastgestelde percentage maar is hoger dan het absolute bedrag. Bovendien wordt er onderscheid gemaakt tussen de onder- en bovengrens.
Het is mogelijk dat een factuurprijs een groter bedrag afwijkt als hij goedkoper is dan de orderprijs dan als hij duurder is. In dat geval kunt u de bovengrens (percentage en/of bedrag) verlagen door een lagere waarde in te voeren.
Hoeveelheid boven- en onderlimiet
Het is ook mogelijk om een limiet hoeveelheid in te vullen. Dit is het percentage dat de gefactureerde hoeveelheid van een bepaald product mag afwijken van de ontvangen hoeveelheid.
Bijvoorbeeld: u bestelt 2,5 kilo kaas. Middels de bovenlimiet hoeveelheid kunt u aangeven dat u het accepteert wanneer er 3 kilo gefactureerd wordt, maar wanneer het meer dan 3 kilo is (in dit geval dus meer dan 20% afwijkt), accepteert u het niet meer. Door voor de betreffende leverancier een bovenlimiet hoeveelheid van 20% in te vullen wordt deze regel geldig.
De onderlimiet op hoeveelheid kan ook worden ingesteld. Deze zal dan als volgt werken:
Indien op een order een bepaalde hoeveelheid is ontvangen, maar er wordt minder gefactureerd dan wordt gekeken naar het % voor de onderlimiet. Stel dat de onderlimiet op 0 staat, dan wil dat zeggen dat wanneer er minder wordt gefactureerd dan ontvangen dit als een mismatch wordt gezien en wordt de factuur ter goedkeuring aangeboden.
Bijvoorbeeld: 500 besteld, 300 ontvangen en een factuur voor 100. Er wordt een factuur verwacht voor 300 want dat is wat ontvangen is. Stel dat de onderlimiet op 0 staat, zal de factuur worden aangeboden voor goedkeuring. Immers 0 geeft aan dat er geen verschil geaccepteerd wordt in de matching.
Voorbeeld 2: de onderlimiet staat op 10%. Besteld 500, ontvangen 300, gefactureerd 280. Dan is de afwijking 20. Dit valt binnen 10% (10% van 300 = 30), de factuur wordt gematched.
Voorbeeld 3: de onderlimiet staat op 10%. Besteld 500, ontvangen 300, gefactureerd 250. Dan is de afwijking 50. Dit valt niet binnen 10% (10% van 300 = 30), de factuur wordt gemismatched en voor goedkeuring aangeboden.