1. Doel van de 8D klachtenmodule
8D (Eight Disciplines) is een gestructureerde methode om een kwaliteitsissue bij een leverancier te analyseren, te corrigeren en structureel te voorkomen. Zowel de eigen organisatie als de leverancier nemen deel aan het proces: het rapport wordt geregistreerd en beoordeeld in ISPnext, de leverancier verwerkt zijn reactie via het Supplier Portal.
De 8D klachtenmodule is onderdeel van de Vendor Management module.
2. Wanneer gebruik je 8D?
De 8D methode is geschikt wanneer:
- Een leverancier een product heeft geleverd dat niet aan de kwaliteitseisen voldoet.
- Een incident structurele oorzaken heeft die voorkomen moeten worden.
- Een formeel en traceerbaar klachtproces gewenst is.
3. De 8 disciplines
De methode bestaat uit 8 opeenvolgende disciplines, aangeduid als D1 t/m D8. De disciplines zijn verdeeld over twee partijen: de eigen organisatie vult D1, D2 (klachtzijde), D7 en D8 in; de leverancier vult D2 (isolatiezijde) t/m D6 in via het Supplier Portal.
D1 t/m D8 worden stap voor stap doorlopen. Eerst wordt de klacht geregistreerd (D1-D2), waarna de leverancier reageert via het Supplier Portal (D2-D6). Daarna wordt het rapport afgesloten (D7-D8).
3.1 D1 - Probleembeschrijving
Hier wordt het issue omschreven: wat is er mis met het product, hoeveel exemplaren zijn getroffen en wanneer is het issue geconstateerd. Deze informatie is zichtbaar voor de leverancier in het Supplier Portal.
3.2 D2 - Probleemconsequenties
Hier wordt aangegeven welke directe actie van de leverancier wordt verwacht als eerste maatregel. Een voorbeeld hiervan is het naleveren van een ontbrekend product.
Na het verzenden van het rapport vult de leverancier de volgende disciplines in via het Supplier Portal:
3.3 D2 - Isolatie actie (leverancier)
De leverancier beschrijft welke directe actie wordt ondernomen om het issue te isoleren en verdere schade te beperken.
3.4 D3 - Oorzaak analyse (leverancier)
De leverancier geeft aan op welke bedrijfsonderdelen het issue impact heeft gehad: People, Methods/procedures, Equipment, Material, Environment en Measurement. Daarnaast wordt in vijf stappen uitgelegd waarom het issue is ontstaan.
3.5 D4 - Correctieve acties (leverancier)
De leverancier beschrijft welke acties zijn of worden uitgevoerd om het issue te corrigeren.
3.6 D5 - Voorkomende acties (leverancier)
De leverancier beschrijft welke maatregelen zijn getroffen om herhaling in de toekomst te voorkomen.
3.7 D6 - Verificatie acties (leverancier)
De leverancier beschrijft hoe wordt gecontroleerd of de acties uit D4 en D5 daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Na ontvangst van de leveranciersreactie wordt het rapport afgesloten:
3.8 D7 - Afsluiting
Een beoordeling van de acties van de leverancier wordt toegevoegd en een kwaliteitsmanager wordt aangewezen. De kwaliteitsmanager ontvangt vervolgens een e-mail om de eindreview te voltooien.
3.9 D8 - Eindbeoordeling (kwaliteitsmanager)
De kwaliteitsmanager voegt eventuele laatste opmerkingen toe en kent een eindscore toe aan het rapport.
4. Rolverdeling
| Discipline | Uitgevoerd door | Omgeving |
|---|---|---|
| D1, D2 (probleemconsequenties) | Eigen organisatie | ISPnext |
| D2 (isolatie actie) t/m D6 | Leverancier | Supplier Portal |
| D7 | Eigen organisatie | ISPnext |
| D8 | Kwaliteitsmanager | ISPnext |
5. Samenvatting
- 8D is een gestructureerde methode om kwaliteitsissues bij leveranciers te registreren, analyseren en structureel op te lossen.
- Het proces verloopt tussen de eigen organisatie (in ISPnext) en de leverancier (in het Supplier Portal).
- De methode bestaat uit 8 disciplines: van probleembeschrijving en directe maatregel tot oorzaakanalyse, correctieve acties, verificatie en afsluiting.
- De 8D klachtenmodule is onderdeel van de Vendor Management module.