Release datum: 1 april 2025

Highlight

Algemeen 

Fixes

• Er zijn diverse tekst correcties doorgevoerd.

• Er zijn diverse vertaal correcties doorgevoerd.

• Er zijn diverse lay-out correcties doorgevoerd.

• Er zijn diverse performance verbeteringen doorgevoerd. 

Vendors

Nieuw

Nieuwe Kolom voor Leverancier Referentienummer in Informatieaanvraag Overzichten

In de volgende statussen van de informatieaanvragen zal nu ook een kolom voor het referentienummer van de leverancier beschikbaar zijn, die geactiveerd kan worden via de kolommenknop. Momenteel wordt alleen het supplierid weergegeven, wat vaak niet het nummer is dat een klant gebruikt om de leverancier te identificeren.

• Sent

• Back from vendor

• Review at vendor

• In workflow

• Expired

• Archive

De nieuwe kolom is standaard inactief.

Registratie van Bestandsdownloads in Audit Log

In zowel Contract- als Vendor Management moet elke gedownloade bijlage worden geregistreerd in het audit log. Dit geldt alleen voor daadwerkelijke downloads, niet voor het gebruik van de documentviewer.

• Bijlagen gekoppeld aan checklistitems en aan de leverancier moeten worden geregistreerd bij een download. De audit log vermeldt "Gedownload: (bestandsnaam)" en de persoon die de download heeft uitgevoerd, gekoppeld aan de leverancier of checklistitem.

Verbeteringen in Informatieaanvraag Overzicht

Het openen van overzichten met vragen en antwoorden per template is geoptimaliseerd. De prestaties en autorisatiecontroles zijn verbeterd. Daarnaast worden vanaf heden ook afgeronde informatieaanvragen uit het archief meegenomen.

Knop 'Start Informatieaanvraag' Hernoembaar

Vanaf nu is het mogelijk om de knop 'Start informatieaanvraag' te hernoemen naar een gewenste term. Dit biedt meer flexibiliteit en maakt de knop beter passend voor de organisatie.

Fixes

Supplier Data Portal

Fixes

Contracts

Nieuw

Registratie van Bestandsdownloads in Audit Log

In zowel Contract- als Vendor Management moet elke gedownloade bijlage worden geregistreerd in het audit log. Dit geldt alleen voor daadwerkelijke downloads, niet voor het gebruik van de documentviewer.

• Bijlagen die aan een contract zijn gekoppeld moeten worden geregistreerd wanneer ze gedownload worden. De audit log vermeldt "Gedownload: (bestandsnaam)" en de persoon die de download heeft uitgevoerd, gekoppeld aan het contract.

Admin

Nieuw

Documentcategorieën als eigen menu-item

De tabel met documentcategorieën is nu een eigen menu-item onder Admin -> Tabellen -> Documentcategorieën. Daarnaast is het mogelijk om categorieën specifiek te koppelen aan Vendor Management of Contract Management.

Ondersteuning voor .eml-bestanden als Bijlage

Vanaf heden worden .eml-bestanden ook ondersteund als bijlage, naast het bestaande .msg-formaat. Dit geldt voor alle uploadlocaties, bijvoorbeeld bijlagen bij leveranciers en contracten.

Exportfunctie voor Leveranciers zonder Categorie koppeling

Er is een Excel exportknop toegevoegd waarmee de lijst met leveranciers kan worden geëxporteerd. De export bevat de kolommen: leverancier referentie, leverancier en aantal categorieën. Dit biedt gebruikers inzicht in leveranciers zonder categoriekoppeling en vergemakkelijkt het beheer.

Verwijdering van Autorisatie elementen

Bij het verwijderen van autorisatie-elementen (categorieën, autorisatielabels, bedrijven, kostenplaatsgroepen en contracttemplates) wordt er vanaf heden een waarschuwingsmelding getoond met een overzicht van bestaande verbindingen. Bij bevestiging worden niet alleen de elementen verwijderd, maar ook alle gerelateerde autorisatieverbindingen met contracten, leveranciers en gebruikers.

*DORA

*Er zijn een paar aanpassingen doorgevoerd:

xBRL-CSV exportfunctionaliteit voor DORA-rapport

• De export in xBRL-CSV-formaat is nu beschikbaar.

Extra Excel-exportoptie in DORA-rapport

Naast de bestaande exportfunctie voor codes in het DORA-rapport is er nu een extra exportknop toegevoegd. Hiermee kunnen de enum-waarden als leesbare tekst worden geëxporteerd, terwijl landen en valuta’s in codevorm blijven weergegeven omdat hier al een leesbare code in aanwezig was.

Nieuwe filters en rapportage-aanpassingen

• Voor 'tab 02.02' is een extra filter toegevoegd op de inhoud van het rapport. Een 'function identifier' is namelijk gekoppeld aan een bedrijf op de beheerpagina. In 'tab 02.02' worden nu alleen combinaties gerapporteerd van het veld: LEI van de entiteit en de bijbehorende 'function identifier'. Dit voorkomt foutieve rapportages van combinaties tussen entiteiten en function identifiers die niet bestaan.

• De controle op contractniveau in de 'DORA'-tab op dubbelingen tussen function identifiers en IT services (Tabel: Beoordeling van 'function identifier' - ICT-service provider combinatie) is verwijderd, zodat verdere details kunnen worden toegevoegd aan een bestaande combinatie.

Algemene wijzigingen

• 'Tab 05.01' wordt nu bij de ultimate parent entries de data herhaald in de ultimate parent velden. Een ultimate parent is immers ook de ultimate parent van zichzelf. 

• In 'tab 01.02' wordt de LEI-code van de 'direct parent' altijd weergegeven, zelfs als het moederbedrijf niet in het rapport is opgenomen.

• 'Tab 02.02' wordt nu ook gevuld met contractgegevens van contracten waarvoor de 'DORA'-tab actief is, ook als er nog geen invoer is in de tabel.

• In 'tab 05.02' worden de waarden in 05.02.0060 en 05.02.0070 automatisch gevuld met de waarden uit 05.02.0030 en 05.02.0040 als de rangorde in 05.02.0050 gelijk is aan 1.

• Het veld 'b_02.02.0120' wordt nu correct gevuld met het veld 'Land van het toepasselijke recht van de contractuele regeling'.

• 'B_07.01' wordt aangepast zodat alleen unieke combinaties tussen 'ICT Services' en de overige details worden gerapporteerd zonder daarin de Function identifiers in mee te nemen. Deze gebruiken we nu enkel op de achtergrond voor de validatie. Validaties blijven werken door te controleren of een 'function identifier' als kritiek is gemarkeerd.

Specifieke wijziging in rapport om ‘Not Applicable’ toe te voegen

• Velden die geen ‘null’-waarde mogen hebben conform het Rol model, worden standaard gevuld met ‘Not Applicable’ in de rapportage indien deze velden leeg zijn gelaten. 

Verbeteringen in rapport en velden

• Monetaire waarden worden vanaf heden zonder decimalen weergegeven in het rapport. In de invoervelden blijven de decimalen achter de komma wel zichtbaar. 

• In het supply chain-tabblad van het contract worden velden voor handmatige invoer nu alleen getoond wanneer deze optie is geselecteerd.

• In het relations-tabblad bij leveranciers geldt dezelfde aanpassing, en het veld 'Type of code to identify the organisation (other)' is niet langer verplicht bij handmatige invoer.

• De IT-assessmenttabel in het contract toont nu de volledige teksten in plaats van codes, die alleen nog in rapporten worden gebruikt.

• Enkele tekstuele omschrijvingen in de drop-down menu's zijn gelijk getrokken aan de laatste versie van de beschikbare documentatie. 

Highlights AP Automation & Procurement

Ondersteuning voor de Italiaanse taal

De Italiaanse taal is nu beschikbaar in AP Automation en Procurement. Workflow templates worden hierop aangepast. 

Automatische Orderdetails in E-mails

Orderdetails worden nu automatisch opgenomen in e-mailmeldingen, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd. Het is mogelijk om sjablonen te configureren met tags zoals #ORDER_NUMBER# en #SUPPLIER_NAME# voor nauwkeurige en efficiënte communicatie met leveranciers. Dit kan worden ingesteld onder Setup -> Notificatie instellingen -> Inkooporder Uitgeven.

Verbeterde E-mailconfiguratie "Inkooporder Uitgeven"

Het is nu mogelijk om de e-mailinstellingen voor "Inkooporder Uitgeven" te configureren, zodat het e-mailadres van de aanvrager of laatste budgethouder wordt gebruikt in plaats van het standaardorderadres. Daarnaast kunnen CC- en BCC-ontvangers worden ingesteld met vooraf gedefinieerde gebruikers of aangepaste e-mailadressen. Deze opties kunnen worden geconfigureerd onder Setup -> Notification settings -> Inkooporder Uitgeven.

AP Automation

Nieuw

Ondersteuning voor de Italiaanse taal

De Italiaanse taal is nu beschikbaar in AP Automation en Procurement. Workflow templates worden hierop aangepast. 

Automatische update 'Basisland'

Het veld 'Basisland' wordt nu correct gekopieerd van facturen naar leveranciersinstellingen, waardoor handmatige correcties worden geëlimineerd en consistente, betrouwbare leveranciersgegevens kunnen worden onderhouden.

Ondersteuning voor meerdere dimensiewaarde bereiken

Voor klanten met meerdere bereiken voor dimensiewaarde bereiken:

We ondersteunen nu meerdere bereiken voor dimensiewaarden, zodat alle opgegeven bereiken correct worden geïmporteerd en toegepast. Dit voorkomt ontbrekende gegevens en verbetert de nauwkeurigheid van dimensiecodering op factuurregels.

Vrije velden in Obligo Report

Vrije velden kunnen nu worden geselecteerd en gebruikt in het Obligo Report, wat zorgt voor een goede integratie met bestaande workflows en de bruikbaarheid verbetert.

Correcte verwerking van gedeeltelijk niet-aftrekbare btw (België)

Vanaf nu worden gedeeltelijk niet-aftrekbare BTW op regelniveau correct berekend. Wanneer een BTW-code met een niet-aftrekbaar percentage wordt toegepast in de factuurkop, wordt alleen het aftrekbare deel toegepast op factuurregels. Nieuwe velden voor vrijgesteld BTW-bedrag en nettobedrag zijn toegevoegd aan zowel de factuurkop als de coderingsregels om nauwkeurige BTW-berekeningen te garanderen en discrepanties te voorkomen. Validatiecontroles zorgen er nu voor dat het nettobedrag in de kop overeenkomt met het totaal in de coderingsregels.

Fixes

Procurement

Nieuw

Verbeterde Item Import en Export

Onder Setup -> Leveranciers -> Artikelen is het nu mogelijk om alle itemvelden te importeren en exporteren. Dit maakt bulkupdates over meerdere bedrijven in één actie mogelijk. Items kunnen standaard aan alle bedrijven worden toegewezen, met gestructureerde exports en validatieregels voor nauwkeurigheid en efficiëntie.

Met de exportfunctie kun je het formaat en de items exporteren en extra items aan het bestand toevoegen. Via het importpictogram kunnen nieuwe en bijgewerkte items worden geïmporteerd.

Automatische Orderdetails in E-mails

Orderdetails worden nu automatisch opgenomen in e-mailmeldingen, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd. Het is mogelijk om sjablonen te configureren met tags zoals #ORDER_NUMBER# en #SUPPLIER_NAME# voor nauwkeurige en efficiënte communicatie met leveranciers. Dit kan worden ingesteld onder Setup -> Notificatie instellingen -> Inkooporder Uitgeven.

De beschikbare tags zijn: 

• Order number #ORDER_NUMBER#

• Supplier name #SUPPLIER_NAME#

• Description #DESCRIPTION#

• Company #COMPANY#

• Delivery location #DELIVERY_LOCATION#

• Placed by #PLACED_BY#

  • Automatic place order → requester

  • Manually place order → current user

• Requested by #REQUESTED_BY#

• Order date #ORDER_DATE# → creation date of Purchase Order

• Currency #CURRENCY#

• Total amount excl. VAT #AMOUNT_EXCL_VAT#

• Total amount excl. VAT #AMOUNT_VAT#

• Total amount incl. VAT #AMOUNT_INCL_VAT#

Verbeterde E-mailconfiguratie "Inkooporder Uitgeven"

Het is nu mogelijk om de e-mailinstellingen voor "Inkooporder Uitgeven" te configureren, zodat het e-mailadres van de aanvrager of laatste budgethouder wordt gebruikt in plaats van het standaardorderadres. Daarnaast kunnen CC- en BCC-ontvangers worden ingesteld met vooraf gedefinieerde gebruikers of aangepaste e-mailadressen. Deze opties kunnen worden geconfigureerd onder Setup -> Notificatie instellingen -> Inkooporder Uitgeven.

Bijlagen Toevoegen aan Gesloten Inkoopaanvragen en Inkooporders

Het is nu mogelijk om bijlagen toe te voegen aan gesloten inkoopaanvragen en inkooporders, waarbij alle acties worden vastgelegd voor traceerbaarheid. Dit garandeert volledige documentatie, zelfs na afronding. Bijlagen kunnen niet worden verwijderd zodra een transactie de definitieve status bereikt.

Opmerkingen Toevoegen aan Gesloten Inkoopaanvragen, Inkooporders en Goederenontvangsten

Het is nu mogelijk om tijdstempel opmerkingen toe te voegen aan gesloten inkoopaanvragen, inkooporders en goederenontvangsten. Dit verbetert de traceerbaarheid, vergemakkelijkt de communicatie na afsluiting en zorgt ervoor dat alle updates worden vastgelegd voor controle.

Voorkomen van Dubbele Inkooporders/Goederenontvangsten

Er is een nieuwe controle toegevoegd om dubbele inkooporders en goederenontvangsten te voorkomen.

Fixes

*Let op: deze functionaliteit kan worden geactiveerd middels aanvullende configuratie en betreft mogelijk een uitbreiding op de licentie. Indien u deze functionaliteit in gebruik wilt nemen kunt u hiervoor contact opnemen met uw accountmanager.