Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):
Procurement
1. Doel van het obligorapport
Het obligorapport laat een overzicht zien van alle bestellingen waar nog een betalingsverplichting voor openstaat. Dit zijn inkooporders die op 'Te factureren' staan.
2. Toegang en rechten
Voor toegang tot het obligorapport is de permissie procure:can_access_obligo_report nodig. Deze permissie wordt per bedrijf toegekend, zodat het rapport alleen gegevens bevat van de bedrijven waarvoor rechten zijn verleend. Meer informatie over permissies is te vinden in Permissiebeheer - permissies.
Navigatiepad: Procurement → Rapporten → Obligorapport
3. Functionaliteitsoverzicht
3.1 Filters
Voordat het rapport wordt gemaakt, kan de inhoud worden beperkt met de volgende filters. Alle filters zijn optioneel:
- Bedrijven: beperkt het rapport tot de geselecteerde bedrijven. Er kunnen meerdere bedrijven worden gekozen. Alleen bedrijven waarvoor rechten zijn verleend, worden getoond. Is geen bedrijf geselecteerd, dan bevat het rapport de gegevens van alle bedrijven waarvoor rechten zijn verleend.
- Leveranciers: beperkt het rapport tot de geselecteerde leveranciers. Er kunnen meerdere leveranciers worden gekozen. De lijst wordt gevuld op basis van de gekozen bedrijven en blijft leeg zolang er geen bedrijf is geselecteerd. Is geen leverancier geselecteerd, dan bevat het rapport alle leveranciers.
- Leverdatum: beperkt het rapport tot een periode op basis van de leverdatum. Standaard staat dit op Alle.
- Aanmaakdatum order: beperkt het rapport tot een periode op basis van de datum waarop de order is aangemaakt. Standaard staat dit op Alle.
3.2 Kolommen in het rapport
Het rapport bevat per bestelling de volgende kolommen: bedrijf, order nummer, besteldatum, bedrag, openstaand bedrag, leveranciersnummer en naam leverancier.
Per orderregel worden de volgende kolommen getoond: regel nr., bedrijf (regel), dimensies (een kolom per dimensie), valuta, factureringsmethode, bedrag (regel), openstaand bedrag (regel), aantal te ontvangen, aantal ontvangen, afleverdatum, beschrijving, toerekeningsstartdatum en een link naar de order.
3.3 Exportbestand
Dit rapport wordt als een Excel bestand geëxporteerd. Het bestand bevat naast het gegevensblad een tabblad Criteria, waarin de bij het aanmaken gekozen filters staan vermeld (bedrijf, leverancier, afleverdatum en besteldatum). Filters waarvoor niets is geselecteerd, staan vermeld als Alle.
4. Het obligorapport maken
4.1 Navigatie
Ga naar:
Procurement → Rapporten → Obligorapport
4.2 Stappen
- Stel in het dialoogvenster Obligorapport, indien gewenst, de filters Bedrijven, Leveranciers, Leverdatum en Aanmaakdatum order in. Zonder selectie van een bedrijf of leverancier wordt een rapport gemaakt met alle gegevens waartoe toegang is verleend.
- Klik op Download. Het bestand wordt direct aangemaakt en gedownload naar de standaard downloadlocatie van de browser. Is er geen standaard downloadlocatie ingesteld, dan wordt gevraagd waar het bestand moet worden opgeslagen.
- Open het Excel bestand. Op het tabblad Criteria is te zien welke filters zijn toegepast.
Met Annuleer wordt het dialoogvenster gesloten zonder een rapport te maken.
5. Gedrag voor gebruikers
- Alleen de bedrijven waarvoor de permissie
procure:can_access_obligo_reportis toegekend, kunnen worden gekozen en komen in het rapport voor. - Het rapport bevat alleen de gegevens die passen bij de gekozen filters. Als er voor de gekozen filters geen openstaande verplichtingen zijn, bevat het gegevensblad alleen de kolomkoppen.
6. Samenvatting
- Het obligorapport toont inkooporders met een openstaande betalingsverplichting.
- Het rapport kan vooraf worden gefilterd op bedrijven, leveranciers, leverdatum en aanmaakdatum van de order. Zonder selectie van een bedrijf of leverancier bevat het rapport alle gegevens waartoe toegang is verleend.
- Toegang is per bedrijf in te stellen met een permissie.
- Het rapport wordt direct als Excel bestand gedownload, met een tabblad Criteria voor de gekozen filters.