Koppelen factuurregels aan ontvangst- of bestelregels

Onderstaande artikel heeft betrekking op Procure to Pay (P2P) voor de volgende applicaties en/of module(s):

AP Automation

Factuurregels dienen binnen AP Automation gekoppeld te worden aan ontvangstregels of bestelregels, zodat de matching kan worden uitgevoerd. Dit wordt handmatig door de crediteuren administratie gedaan, in geval van XML facturen wordt dit automatisch gedaan (detailmapping).

Het koppelen aan ontvangstregels wordt gedaan op basis van criteria, zoals die voor ISP-Invoice ingesteld staan. Er kunnen meerdere criteria voor het koppelen zijn aangegeven, met verschillende prioriteiten. Eerst wordt gekeken of op basis van criterium 1 gekoppeld kan worden, zo niet dan wordt gekeken naar criterium 2 enz.

Een voorbeeld:

• Criterium 1: overeenkomst in bestelnummer en bestelregelnummer;
• Criterium 2: overeenkomst in bestelnummer en artikelnummer.

Indien er een unieke match is tussen één factuurregel en één ontvangstregel o.b.v. één van de criteria, dan worden deze regels aan elkaar gekoppeld en worden aantal en bedrag van de factuur overgenomen. 
Indien er geen unieke match is, maar er meerdere ontvangstregels voldoen aan één van de criteria, dan wordt gekeken of er een combinatie gevonden kan worden waarbij het aantal van de factuurregel gelijk is aan het totaal aantal van meerdere ontvangstregels. Als dat zo is worden al deze bestelregels toegekend aan de factuurregel. Andersom geldt dit niet, als het totaal aan aantallen op de factuurregels overeenkomt met één ontvangstregel wordt er geen toekenning gedaan.